Dokumentenverwaltung

[schitho]

Papierablage

Hallo Ihr Lieben!

Betreibe noch nicht sehr lange Ahnenforschung und stehe immer mehr vor dem Problem, dass ich nicht so recht weiß, wie in die diversen Unterlagen zu Personen in papierform ablege. Das Problem ist ja, dass es Unterlagen (Schreiben, Urkunden, etc.) gibt, die gleich mehrere Personen betreffen.

Wie sortiere und lege ich solche Unterlagen am Besten ab, so dass ich im Bedarfsfall schnell das passende Dokument, Schreiben, etc. zu einer Person finde?

Wie macht Ihr das?

Gruß
Thomas

[anika]

Papierablage

Hallo Thomas
Warum kopierst du es nicht nochmals, und fügst es dann bei den entsprechenden Personen bei?
Du kannst ja ein Hinweis dazugeben bei welchen Personen die Urkunde auch noch zu finden ist.
anika

[Stiftung]

Hallo Thomas!
Ich bin ebenfals noch neu in der Ahnenforschung und habe aber schon vor ungefähr fünfzehn Jahren vom Onkel meines Mannes Urkunden und eine Aufstellung der Familie meiner Schwiegermutter bekommen . Da ich damals noch nicht pensioniert war legte ich sie nur ganz gewöhnlich in die Urkundenmappe und vergaß sie quasi. Dan kam der Tag da ich den Stammbaum meines Vaters in Händen hielt. Der geht bis 1689 zurück.,und Plötzlich wurden die alten Urkunden interessant.(Irgendwo waren doch da noch????). Inzwischen habe ich schon über 200 Personen unter meinen weitesten Ahnen. Auch viele Urkunden in Ppierform .Habe mir einen Ordner zugelegt, nur für alte Ahnen.Ich bin halt der Meinung, was ich in der Hand halten kann sehe ich sicher. Da ich am PC nicht sehr geschickt bin, verschwindet manchmal etwas hokus- pokus und ers ist nicht mehr da. Papier ist da halt geduldiger
. Liebe Grüße aus Traun Maria

[Laurin]

Hallo Ihr Lieben!

Betreibe noch nicht sehr lange Ahnenforschung und stehe immer mehr vor dem Problem, dass ich nicht so recht weiß, wie in die diversen Unterlagen zu Personen in papierform ablege. Das Problem ist ja, dass es Unterlagen (Schreiben, Urkunden, etc.) gibt, die gleich mehrere Personen betreffen.

Wie sortiere und lege ich solche Unterlagen am Besten ab, so dass ich im Bedarfsfall schnell das passende Dokument, Schreiben, etc. zu einer Person finde?

Wie macht Ihr das?

Gruß
Thomas

Hallo Thomas,

ein ähnliches Thema hatten wir schon einmal hier: http://forum.ahnenforschung.net/showthread.php?t=23732

Ich kann nur auf meine guten Erfahrungen mit Excel-Tabellen hinweisen, wenn man am PC "firm" ist.

[schitho]

PC-Firm bin ich ;-)

Denke momentan auch an eine Kombination Excel-Tabelle mit Verweis auf Dokument.

Könnte es mir so vorstellen:

Familienname, Vorname, Geb.Datum, Betroffener Inhalt (z.B. Geburtsort), Quellenverweis, Blatt-Nr.

Meine Quelle lege ich einfach chronologisch in Papierform in Ordner ab und versehe sie mit einer fortlaufenden Nummer (vielleicht sogar mit einer Seitennummer) und auf diese Nummer verweise ich dann im Quellenverweis. Könnte dann bspw. so aussehen:

Müller, Otto, 15.3.1895, Heiratsurkunde, Blatt 15

Könnte das funktionieren? Bzw. welchen Nachteil hat so ein System?

Danke für Eure Tipps und Hinweise

Gruß
Thomas

[mini]

Hallo,

also ich mache es so, dass ich neben meinem PC- Programm ein Personenstammblatt für jede Person ausdrucke (selbst erstellt, da mir das "Handelsübliche" nicht so gefallen hat). Habe schon einige Ordner voll. Geordnet wird nach Kekulé und Index Nr. (d. h. nicht die direkte Linie)
Dazu kommen zu jeder Person die vorhanden Urkunden in den Ordner.
Die Heiratsurkunden hefte ich unter den jeweiligen Ehemännern ab.

Ich glaube, eine Patentlösung gibt es nicht...

[Laurin]

PC-Firm bin ich ;-)

Könnte dann bspw. so aussehen:

Müller, Otto, 15.3.1895, Heiratsurkunde, Blatt 15

Könnte das funktionieren?

Hallo Thomas,

das funktioniert mit einer Excel-Tabelle sehr gut, da Du ja die Merkmale/Suchbegriffe (in Spalten) beliebig erweitern
und mit einer math. Funktion sogar Querverweise auf ein anderes Tabellenblatt einbauen kannst.
Nur das Datum mußt Du in einem besser suchbaren Format eingeben: JJJJ-MM-TT;
entweder in einer Spalte oder vielleicht besser noch auf mindestens zwei Spalten (JJJJ; MM-TT) aufgeteilt.

[Whodunit]

Ich habe alles so sortiert:

• jegliche gefundenen Daten kommen ins Programm "Ahnenblatt" (kostenlos), inkl. Notizen und Nebenlinien mit Lebensdaten und weiteren Notizen - einfach alles
• ein Ordner mit Stammbäumen, Personenstammblättern sowie ein- und ausgehender (kopierter) Post inkl. E-Mails
• ein Ordner mit Adressen, Karten und Originaldokumenten

Unter Stammbäumen fasse ich alles zusammen, was ich von anderen als Stammbaumähnliches zugeschickt bekomme, was ich sporadisch mal ausdrucke und so weiter.

Als Personenstammblätter habe ich mir selbst eine Art Steckbrief in Fraktur geschrieben, wo Geburts-, Heirats- und Sterbedaten sowie Angaben zu Kindern, Todesursache, Ehepartnern usw. Platz finden. Bei jeder neuen Generation habe ich einen kleinen Klebezettel angeheftet, sodass es leichter zu finden ist. Mit der Zeit wird der Ordner übervoll und bald brauche ich einen neuen.

E-Mails und Post wird nach Datum sortiert. Auch Briefe von sehr alten Verwandten werden dort abgeheftet.

Originaldokumente bzw. Kopien davon werden einerseits nach Erscheinungsdatum (Volkszählungen) abgeheftet und andererseits nach verzeichnetem Datum (Trauscheine). So finde ich die Dokumente ganz schnell wieder.

Ich komme mit der Ordnung sehr gut klar.

[Ursula]

Hallo Thomas
Warum kopierst du es nicht nochmals, und fügst es dann bei den entsprechenden Personen bei?
Du kannst ja ein Hinweis dazugeben bei welchen Personen die Urkunde auch noch zu finden ist.
anika

Hallo,

so würde ich es auch machen.


Aber sagt mal. Ich lese hier von Euch, dass Ihr für JEDE PERSON ein Stammblatt anlegt?

Macht Ihr das nur für die direkten Vorfahren oder für alle Personen? Also auch für die ganzen gefundenen Nachfahren, Angeheirateten und deren Eltern etc.?

Ich lege familienweise ab, innerhalb einer Generation. Das allein bescherte mir zu meines Vaters Familie inzwischen 5 Ordner voll (incl. Kopien der KB-Einträge).

Wenn ich mir vorstelle, ich würde für alle diese Personen auch noch ein einzelnes Stammblatt haben......

Und das ist jetzt ja nur die Familie meines Vaters. Es sind ja noch Mutters Familie und die Familien der Schwiegereltern da.

Viele Grüße
Uschi

[Friedrich]

Moin zusammen,

bei mir gibt's auf jeden Fall von jedem Dokument eine digitale und eine Papierkopie.

Friedrich

[Whodunit]

Macht Ihr das nur für die direkten Vorfahren oder für alle Personen? Also auch für die ganzen gefundenen Nachfahren, Angeheirateten und deren Eltern etc.?

Nein, natürlich nicht. Die Personenstammblätter machen schon für die direkten Vorfahren genug Arbeit.

[anika]

Papierkorb

Hallo,

so würde ich es auch machen.


Aber sagt mal. Ich lese hier von Euch, dass Ihr für JEDE PERSON ein Stammblatt anlegt?

Macht Ihr das nur für die direkten Vorfahren oder für alle Personen? Also auch für die ganzen gefundenen Nachfahren, Angeheirateten und deren Eltern etc.?

Ich lege familienweise ab, innerhalb einer Generation. Das allein bescherte mir zu meines Vaters Familie inzwischen 5 Ordner voll (incl. Kopien der KB-Einträge).

Wenn ich mir vorstelle, ich würde für alle diese Personen auch noch ein einzelnes Stammblatt haben......

Und das ist jetzt ja nur die Familie meines Vaters. Es sind ja noch Mutters Familie und die Familien der Schwiegereltern da.

Viele Grüße
Uschi

Da ich nur die direkten Ahne habe und keine Geschwister oder angeheiratete Verwanten, lege ich für jeden Ahnen ein Blatt an
da es ja ein direkter Ahn ist.
anika

[Ursula]

Hallo,

o.k., ich bin also kein Faulpelz

Ich dachte schon, dass ich da womöglich einen schwerwiegenden Fehler in meiner Registratur mache.


Viele Grüße
Uschi

[Garfield]

Legt ihr denn auch die Originale in Ordner ab? Diese dann in diesen durchsichtigen Mäppchen? Weil Lochen geht ja nicht, aber die Plastikmäppchen sind nicht archivbeständig (siehe entsprechender Thread).

Momentan passen meine Dokumente noch alle in eine Pappschachtel, denke da werde ich sie auch noch eine Weile lassen, von wegen Archivbeständig. Habe nun alles eingescannt, so dass ich mit den Scans arbeiten kann und entsprechend zuordnen.
Scans habe ich zB so angeschrieben: "Taufe_NiklausWyss_1834" oder "Taufbüchlein_MarthaWyss_vonRosinaSterchi_1882 ". Dazu kommt dann demnächst auch ein Excel, wo ich das noch gescheiter anschreiben will. Fotos werden vermutlich durchnummeriert und erst im Excel genauer beschrieben.

[Whodunit]

Legt ihr denn auch die Originale in Ordner ab? Diese dann in diesen durchsichtigen Mäppchen? Weil Lochen geht ja nicht, aber die Plastikmäppchen sind nicht archivbeständig (siehe entsprechender Thread).

Die Originale werden in Klarsichtfolien abgeheftet. Sind die Originale zu groß, kann man sie ja einmal falten, dadurch verlieren sie ja ihren Wert nicht. Die Kopien werden meist einfach nur gelocht.

Momentan passen meine Dokumente noch alle in eine Pappschachtel, denke da werde ich sie auch noch eine Weile lassen, von wegen Archivbeständig.

Da würde ich die Übersicht verlieren. Bei mir wird alles abgeheftet, nix mit Pappschachteln.

Scans habe ich zB so angeschrieben: "Taufe_NiklausWyss_1834" oder "Taufbüchlein_MarthaWyss_vonRosinaSterchi_1882 ". Dazu kommt dann demnächst auch ein Excel, wo ich das noch gescheiter anschreiben will. Fotos werden vermutlich durchnummeriert und erst im Excel genauer beschrieben.

Scans werden bei mir in den jeweiligen Ordner auf dem PC archiviert. Fotos beschreibe ich meist komplett, z.B. "Familie Weise (von links: Wolfgang, Elsa Liska geb. Spengler, Gerhard, Ilse Gudrun verh. Krauße).jpg"

Wenn zu viele auf dem Foto sind, kürze ich die Namen einfach ab.