Sammelakten im Staatsarchiv?

[jens12]

Frage:

Hat jemand schonmal Sammelakten im Staatsarchiv eingesehen und kann mir sagen, ob die Sammelakten zu allen Personenstandseinträgen schon nach Namen erschlossen sind?

Ich suche eine bestimmte Sammelakte und möchte wissen, ob ich evtl. schon in einem Katalog oder gar einem Online Findbuch nach Namen suchen kann.

Danke

[Forscherin]

Hallo jens12,

große Teile der Sammelakten wurden kassiert (zur Bewertung der Sammelakten), bestellbar sind bisher nur die überlieferten Sammelakten zu den Sterbefällen, der Rest wird noch verzeichnet. Die Ermittlung der Bestellsignatur ist bisher nur an drei Computern im Lesesaal möglich, man benötigt die Angaben zum Standesamt, Jahr und Registernummer des Eintrags. Auch wenn die Findbuchangaben irgendwann einmal online gestellt werden sollten, wird eine Bestellung einer Kopie online wohl nicht möglich sein, da die Sammelakten immer packenweise gebündelt (das können dann auch mal 2000 Stück sein!) unter einer Bestellsignatur zusammengefasst sind.

[jens12]

was bedeutet kassiert? Ich nehme an vernichtet?

Und muss ich im Hinblick auf deinen Link (die .pdf Datei) davon ausgehen, dass eine Sammelakte zu einem Sterbefall aus einem Jahrgang, der nicht vernichtet ist, sich in so einem nichtaufzudröselnden 2000er Paket von Akten befindet?

[Forscherin]

Hallo Jens,

was bedeutet kassiert? Ich nehme an vernichtet?

Und muss ich im Hinblick auf deinen Link (die .pdf Datei) davon ausgehen, dass eine Sammelakte zu einem Sterbefall aus einem Jahrgang, der nicht vernichtet ist, sich in so einem nichtaufzudröselnden 2000er Paket von Akten befindet?

kassiert ist das Wort des Archivars für vernichtet, die kassierten Sammelakten sind im Reißwolf gelandet.
Es können 2000 Akten sein, muss aber nicht. Die Stapel sind nach Registernummern fortlaufend sortiert. Und oft besteht so eine Sammelakte auch nur aus einem Zettel, nämlich der Todesfallanzeige.

[jens12]

Es können 2000 Akten sein, muss aber nicht. Die Stapel sind nach Registernummern fortlaufend sortiert.

OK Danke.

Wenn die Stapel nach Signaturnummern geordnet sind, dann sind die einzelnen Akten in dem Stapel aber ungeordnet? D.h. man muss in den jeweiligen Stapeln dann nach einzelnen Akten suchen?

Und warum vernichtet das Staatsarchiv einfach so ganze Jahrzehnte an Sammelakten??

[Forscherin]

Hallo Jens,

Wenn die Stapel nach Signaturnummern geordnet sind, dann sind die einzelnen Akten in dem Stapel aber ungeordnet? D.h. man muss in den jeweiligen Stapeln dann nach einzelnen Akten suchen?

hier geht etwas durcheinander: Signaturnummern sind zur Bestellung der Archivalien (in diesem Fall Sammelakten) nötig, die standesamtlichen Urkunden haben Registernummern (Eintrag Nr. x im Jahr y).

Im Findbuch (auf dem Computer im Staatsarchiv) musst Du also nachsehen, ob für den gesuchten Jahrgang in dem gesuchten Standesamt Sammelakten überliefert (d.h. vorhanden und aufbewahrt) sind und die Signatur dafür auf den Bestellzettel schreiben (Bestandsnummer: 332-5 und darunter die Signatur der Archivalie, für Sammelakten eine mehrstellige Nummer). Dann erhältst Du die vorhandenen Sammelakten in einem Paket, darin sind diese fortlaufend nach Registernummern geordnet. Hat die standesamtliche Urkunde also z.B. die Nr. 100, musst Du im Stapel zur Nummer 100 blättern. Manchmal sind auch nur sehr wenige Sammelakten überliefert, z.B. weil es ein kleines Standesamt war und es nur wenige Sterbefälle gab, manchmal sind es aber auch so viele, dass für einen Jahrgang 2-3 Packen gemacht wurden (= 2-3 Signaturnummern).

Und warum das Staatsarchiv Hamburg so viele Sammelakten vernichtet hat, ist in der Bewertung erklärt. Andere Archive sehen das anders und archivieren alle Sammelakten.