Frage zur Eindeutigkeit von Urkunden

[Falkensee]

Das ging mir gestern Abend in Bezug der Verwaltung meiner bereits vorhandenen Dokumente/Quellen so durch den Kopf.

Sollte man, oder muss man sogar, vor einer Urkundennummer auch immer davor schreiben, ob es sich um ein Geburts-, Heirats- oder Sterbeeintrag handelt?

Anders gefragt:

Kann eine Urkunde Bsp. "Berlin 66/1911" mehrfach vorkommen (z.B. als Geburts- und Sterbeurkunde)?
Oder sollte man bezüglich der Eindeutigkeit immer dazuschreiben, um welche Art es sich handelt?

Klar, ist die Urkunde als Notiz bei einem Geburtsereignis vermerkt, sollte es klar sein. Spannend ist es nur, wenn man sich eine Liste aller Quellen erstellt ...

Ich weiß, dass es eigentlich keine blöden Fragen gibt. Dennoch kommt es mir irgendwie so vor. Erst recht, weil man sich jetzt schon einige Zeit mit Ahnenforschung beschäftigt. Bisher kam mir ein Fall, dass es dieselbe Urkundennummer nochmal gibt, aber nicht unter.

[sonki]

So ganz verstehe ich das Problem nicht. In deinen Quellen gibst du ja explizit die komplette Quelle an (also sollte man eigentlich). Wenn ein Ort z.B. nur 1 Standesamt hat, ist die Nummer eindeutig - in der kompletten Quelle hast du ja schließlich stehen ob es sich um Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde handelt. Und im Fall von z.B. Berlin solte in deiner kompletten Quelle ja auch stehen um welches Standesamt (I, II, III, usw.) es sich dreht.

Ansonsten, natürlich kann z.b. die Nummer 66/1911 sowohl in Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde vorkommen. Aber wie gesagt, dafür gibt man ja die vollständige Quelle an.

[Falkensee]

Genau darum ging es ja, ob bzw. wie vollständig die Angabe lauten sollte.
Aus Bequemlichkeit habe ich bisher in den Notizen nur "Berlin 66/1911" (ohne weitere Angabe) vermerkt.
Genau um diese Nachlässigkeit ging es mir

Also:

"Ja, immer komplett angeben, da die Urkundennummer allein noch nicht die Eindeutigkeit ausmacht."

[sonki]

Aus Bequemlichkeit habe ich bisher in den Notizen nur "Berlin 66/1911" (ohne weitere Angabe) vermerkt.

Ja, insbesondere Berlin ode andere Städte haben ja oft unzählige Standesämter. Allein Berlin hat ja 10-20 (ganz grob geraten). Da ist natürlich die Angabe "Berlin 66/1911" komplett unklar...

[ReReBe]

Wobei zusätzlich zu den Ausführungen von sonki noch anzumerken und zu beachten wäre, dass im Eintrag selbst das explizite Standesamt nicht genannt wird, sondern
a) bei größeren Städten nur die Stadt selbst, z.B. Berlin, Hamburg, Breslau, .... mit dem Datum des Eintrags
b) bei kleineren Orten der Sitz des Standesbeamten, der nicht mit dem Sitz des Standesamts übereinstimmen muss
Bei ausgestellten offiziellen Urkunden wird dagegen wohl immer auch das ausstellende Standesamt genannt.

Hat man nur eine Kopie des Eintrags und keine Info zur Herkunft (Standesamt) kann man ggf. die Quelle nicht exakt erfassen und muss (falls man will) entsprechende Recherchen anstellen.

Gruß
Reiner

[Falkensee]

Ja, insbesondere Berlin ode andere Städte haben ja oft unzählige Standesämter. Allein Berlin hat ja 10-20 (ganz grob geraten). Da ist natürlich die Angabe "Berlin 66/1911" komplett unklar...

Im vorliegenden Fall sollte es daher (vielleicht) so aussehen:

Sterbeeintrag; Berlin-Friedrichsberg 66/1911

[ReReBe]

Die Zuordnung und Benennung von Standesämtern hat sich insbesondere in den Großstädten im Laufe der Zeit geändert.
Siehe z.B. hier für Berlin: Standesämter von Berlin – Landesarchiv Berlin

Bei der Bezeichnung der Quellen verwende ich die entsprechende Buchstaben-Kennung der Standesamtsformulare, d.h. A für Geburten, B für Heiraten, C für Sterbefälle mit Nr./Jahr.

Für Einträge im Berliner Bezirk Kreuzberg sieht das dann bei mir z.B so aus:

1874-1938: StA Berlin V a_A 2143/1905
1938-2000: StA Kreuzberg von Berlin_C 1725/1943
2000-heute: StA Friedrichshain-Kreuzberg von Berlin_B 1646/2006

[OlliL]

Hallo,

Quelle: StA-Sterberegister Berlin Charlottenburg 1898 Band VI (Denn - das ist das konkrete Buch welches du aufschlagen musst)
Fundstelle: Reg.-Nr. 3978/1898

so handhabe ich das.

[Ed Gonzalez]

Moin,

Wie Olli schon schrub: Die Quelle so exakt wie möglich.
Alles danach ist leicht nachvollziehbar.

Meine Fundstellen innerhalb der Quellen haben dann alle den gleichen Rythmus:
Berlin 1900 GU 1 (Geburtsregister)
TU für Taufregister
SU für Sterberegister
KF für Konfirmationsregister
PR für Pönitentenregister etc. pp.

Die lfd. Nummer habe ich lieber am Ende, da in alten Büchern nicht immer
durchnummeriert wurde und mir das meistens zu aufwändig ist.

Ich habe das vor vielen Jahren von meinem Onkel übernommen.
Hauptberuflicher Archivar und verdienter Genealoge.
Ich habe das nicht hinterfragt und komme damit gut zurecht.

GU und TU unterscheide ich i.d.R. da ich damit Standesamt-Nr. und Kirchenbuch-Nr. besser darstellen kann.
Ein Ereignis mit zwei unterschiedlichen Nummern.

Gruß, Ed

[Falkensee]

Ich merke schon, irgendwie denke ich "zu einfach". Obwohl ich ja hier bereits 'gelernt' habe, dass jeder so sein Prinzip bzw. Vorgehensweise hat.

Meine Intention mit der Eingangsfrage war/ist nur die für mich notwendigsten Informationen zu verwalten, aber auch so, dass ich nicht irgendwann nochmal alles "anfassen" muss, weil ich merke, dass ich irgendwo einen Denkfehler hatte.

OlliL hatte auch gleich ein Beispiel gebracht, wie man das in Gramps einträgt. Über den Begriff "Funstelle" kann man streiten. Eine Fundstelle kann "Schrank hinten links" bedeuten.

Inhaltlich/fachlich ist es sicher richtig die Angaben so einzugeben, dass man Alles leicht wiederfinden würde, wenn man selbst nochmal ins Archiv muss.

Auf der anderen Seite habe ich Stadtarchiv bisher immer im recht rudimentären Informationen angeschrieben und auch Ergebnisse bekommen. "Sterbeurkunde 0815/4711". Mit der Maildresse habe ich das zuständige Archiv in der relevanten Stadt referenziert.

Daher werde ich das, um es wie gesagt einfach zu halten, in Gramps vermutlich so organisieren.

Quelle: 'Stadtarchiv Düsseldorf'
Fundstelle: 'Brief vom ...'
Fundstelle: 'Sterberegister 0815/4711'

... oder vielleicht doch so ....

Quelle: 'Sterberegister Düsseldorf'
Fundstelle: '0815/4711'

Und 'Korrespondenz' dann als gesonderte Quelle?

Was wäre eure Präferenz, wenns einfach sein soll (ausgehend von den Beispielen)?
Ich bin mir halt auch nicht sicher, wie sauber das dann später wiederum von den Listen, Exports oder dem Filtering ist, wenn man mal doch was sucht ....
Achso, 'Tags' hat man ja auch noch zur Verfügung ... Zumindest wäre dann noch so etwas drin wie 'Urkunde', 'Brief', etc.

[OlliL]

Quelle ist jedenfalls nach Gramps Definition nicht "Stadtarchiv Düsseldorf" Das ist der "Aufbewahrungsort" den man bei der Quelle auch einpflegen kann wenn man es denn möchte....

Das muss man aber natürlich nicht so machen - alles kann, nichts muss - oder wie sagt man?

grafik.png

grafik.png

[JohannesF]

Hallo,

dass Dir die Kopie des Eintrags per Brief zugeschickt wurde, finde ich persönlich jetzt nicht aufschreibenswert. Die Frage ist ja immer, wie könnte man an die Infos drankommen, wenn man die Dir vorliegende Kopie nicht mehr hätte und es noch mal nachschlagen wollte. Und das kann ja durchaus auch viel später sein. Mein Opa hat das um 1935 mal gemacht und ich baue jetzt auf seinen Forschungen von damals auf. Da freut man sich über Quellenangaben. :-)

Also wie andere schon geschrieben haben: Auf jeden Fall das Standesamt dazuschreiben und wenn es mehrere Bände sind auch die Bandnummer. Und natürlich die Art der Quelle, denn die Nummer 1/1925 gibt es immer mindestens dreimal (Geburt, Heirat, Sterbefall). Wenn es mehrere Standesämter in dem Ort gibt, dann dreimal pro Standesamt. Wenn ein Standesamt mehrere Bände für ein Jahr angelegt hat laufen die Nummern dort weiter. Aber es hilft, wenn man den Band kennt, falls man es noch mal nachschlagen will.

Die damalige Bezeichnung des Standesamts anzugeben ist auch sehr wichtig für Fälle von späteren Eingemeindungen. Eine Angabe wie "Standesamt Hamburg" sagt nicht viel aus, wenn es um Wandsbek geht und die fragliche Urkunde 40 Jahre vor der Eingemeindung nach Hamburg erstellt wurde.

In Extremfällen wie Berlin habe ich also so etwas erfasst:
- Quelle: Standesamt Berlin VIIb, Geburts-Hauptregister 1886, Band 6
- Fundstelle: Nr. 2599/1886

In den Notizen zur Quelle notiere ich mir die URL zum Deckblatt (wenn das Buch bei Ancestry drin steht) und den Bereich der Einträge (z.B. "Einträge: 2361 bis 2860"). Bei Ancestry-Standesamts-Unterlagen dazu die Infos, die Ancestry zur Quelle ausgibt. In der Fundstelle nur die URL zur konkreten Seite.

Quelle und Fundstelle zu unterscheiden macht Sinn, denn bei größeren Familien an einem Ort kann man durchaus mehrere Stellen im Buch als Quelle benötigen. Dann muss man die grundlegenden Infos nicht mehrfach eingeben. Um in der Liste der Fundstellen schnell zu sehen, was man da hat, könnte man hinter der Nummer auch den Namen der Hauptpersonen angeben.

Viele Grüße,
Johannes

[Ed Gonzalez]

Was wäre eure Präferenz, wenns einfach sein soll (ausgehend von den Beispielen)?
Ich bin mir halt auch nicht sicher, wie sauber das dann später wiederum von den Listen, Exports oder dem Filtering ist, wenn man mal doch was sucht ....
Achso, 'Tags' hat man ja auch noch zur Verfügung ... Zumindest wäre dann noch so etwas drin wie 'Urkunde', 'Brief', etc.

Moin,

Du hast doch in den drei GRAMPS-Karten Aufbewahrungsort, Quelle und Fundstelle die Möglichkeit
alle relevanten Informationen einzugeben oder anzuhängen. Von grob nach fein. Da gibt es auch nicht
viele Interpretationsmöglichkeiten. Bleib technisch so sauber wie möglich. Ob Urkunde oder Brief
lässt sich doch bereits alles kategorisieren. Da braucht es keine Tags. Und wenn dir ein Schriftverkehr
zu einer Information wichtig erscheint, dann häng ein PDF an Ort/Quelle/Fundstelle einfach dran.

Will sagen: Alles was unabänderlich ist, ist die Basis. E-Mail-Adressen, Internet-Adressen etc. sind
alle nicht von Dauer. Auch Aufbewahrungsorte sind nicht fix. Siehe Stadtarchiv Köln. Wie willst du
es handhaben, wenn Digitalisate an unterschiedlichen Aufbewahrungsorten auftauchen? Wie willst
du es handhaben, wenn keine deutschen Bezeichnungen A, C etc. verfügbar sind weil im Ausland
andere Gepflogenheiten herrschen? Bei mir ist die Fundstelle Berlin 1900 GU 1 genauso aufgebaut
wie die Fundstelle Evansville (IN) 1900 GU 1.

Ich komme damit klar; habe aber keinen Anspruch auf allgemeines Verständnis oder Nachvollziehbarkeit.
Solange die Frage ´Was ist eine Fundstelle?´, ´Was ist eine Quelle?´ ´Was ist ein Aufbewahrungsort?´
nicht klar abgegrenzt für dich beantwortet ist, wirst du bei den Feinheiten weiterhin unsicher sein.

Wie schauen deine Listen denn bislang aus? Kommst du damit zurecht?
Wenn du einen Individuumbericht ausdruckst, hast du dann alle Informationen
abgebildet um anhand dieses Berichtes die Forschung nachvollziehen zu können?
Könnte ich, mit einem Ausdruck eines Personenberichts aus deinem Datenstamm, die
Forschung nachvollziehen und alle Informationen finden?

Du versuchst eine Generallösung für die nächsten 30 Jahre zu finden aber das ist ... sagen wir mal ... schwierig.
Du wirst auf Anforderungen stoßen die dein bisheriges System nicht hergibt. Das ist so.
Vielleicht hat GRAMPS 7.0 die Lösung für deine bisherigen Anforderungen ... keine Ahnung.
Vielleicht hat GRAMPS 9.0 eine automatische Quelldatenabfrage wie z.B. bei der GOV ... keine Ahnung.
Vielleicht ist GRAMPS 11.0 sprachgesteuert ... keine Ahnung.

Irgendwann wirst du dein System überarbeiten müssen; davon kannst du einfach ausgehen.
Das du dir im Vorfeld so viele Gedanken machst finde ich klasse; ich habs nicht gemacht und
viel Zeit investiert. Das Maß an Mehrarbeit in Grenzen zu halten ist erstrebenswert.
Fang einfach an und schaue was passiert. Wenn du irgendwann 100 Menschen überarbeiten
musst ist das halt so. Ich mag deine Akribie und dein technisches Verständnis aber du musst
das jetzt einfach mal auf die Probe stellen und schauen, ob dir etwas um die Ohren fliegt.

Gruß, Ed