Wie erstelle ich ein Archiv?

[EmmaFrieda]

Hallo zusammen,
meine Frage paßt vielleicht nicht direkt zur Ahnenforschung, ich hoffe aber trotzdem sehr, dass ihr mir weiter helfen könnt.
Ich bin in unserem örtlichen Heimatverein für die Einwohner (frühere, verstorbene, verzogene, lebende etc) "zuständig". Im Rahmen dieser Aufgabe habe ich nun 18 Ordner (und es wird noch mehr) von einer Frau aus unserem Dorf bekommen, in denen ihr Mann jahrelang alles über unser Dorf gesammelt hat bzw. auch selbst geforscht hat. D.h. ich habe handschriftliche Notizen, unzählige Kopien aus Büchern (u.a. zur Geschichte des Dorfes) Kopien von Karten, Postkarten, Totenbildchen, Abschriften von Vorträgen, Gedichte, Chroniken (v. Vereinen, Schule, Kirche etc.) Festchroniken, Originale Zeitungsausschnitte, Auswandererlisten usw. Ich hab nun 3 Ordner durch und mir qualmt der Kopf.
Meine AUfgabe ist es nun, das komplette Material zu sichten, zu sortieren und zu archivieren.
Wie mache ich das am besten? Also nach welchen Kriterien soll ich das Archiv zusammenstellen? Wir haben ja schon Bücher usw. in unserem kleinen Vereinsarchiv, aber das sprengt bei weitem alles.
Wie konserviere ich am besten Originale? Ich hatte gestern (in meinem jugendlichen Leichtsinn) gesagt, dass alles eingescannt werden muss, heute muss ich fast vor dieser Aufgabe kapitulieren. Also einscannen muss wohl sein, aber die Originale muss ich trotzdem konservieren, reicht ne Klarsichtfolie oder kann/soll ich das einlamminieren? Gibts es vielleicht sogar ein passendes PC-Programm, damit ich bei einer Suche nach Stichworten auch die passenden Dokumente wiederfinde? (klar das ich die Stichworte vorher beim Einscannen eingeben muss).
Habt ihr Tipps und Ideen, wie ich das am besten hinkriege?
Vielen lieben Dank!!!
Emma

PS: Ich weiß, dass ich damit einen unglaublichen Schatz erhalten habe, den ich natürlich bewahren will, der aber auch nutzbar sein soll.
Danke!

[Elisabeth]

Hallo Emma,
im Unterforum - Erfahrungsaustausch - gibt es oben bei den wichtigen Beiträgen, einen Beitrag über Sinn und Unsinn von Laminieren und Haltbarmachung von Originalen.
Eine Tipp kann ich aus leidvoller Erfahrung beitragen, Daten , die im Computer abgespeichert sind, sind keineswegs sicher. Daher unbedingt Sicherheitskopien machen.
Den Aufbau des Archivs betreffend, denke ich, ist es wichtig vorerst zu überlegen, wem soll dieses Archiv dienen und welche Gesichtspunkte sind für diese Menschen interessant.
Aus diesen Überlegungen kann man dann eine sinnvolle Gliederung und Datenaufbau erarbeiten.
Herzliche Grüße Elisabeth

[Carmen1452]

Hi,

bin jetzt auch nicht der Experte. Habe aber mal ein Praktikum in einem Archiv gemacht. Also zwecks PC Programm würde ich Microsoft Access vorschlagen. Damit kann man Datenbanken anlegen. Ansonsten würde ich die Sachen einmal nach Thema und nach Zeit sortieren. Von Klarsichthüllen rate ich total ab. Die lösen sich leider mit der Zeit ziemlich schnell in seine Einzelteile auf. Das zerbröselt leider alles. Auch vom laminieren rate ich ab. Wenn du Archiv Material brauchst kann ich dir folgende Seite empfehlen

https://archivbox.com/

bestelle bei denen auch regelmäßig Papier oder Archivboxen für meine Unterlagen.

Es gab dazu auch schon mal Themen:

http://forum.ahnenforschung.net/showthread.php?t=4187

http://forum.ahnenforschung.net/showthread.php?t=27299

[Acanthurus]

Hallo Emma,

eine Patentlösung für deinen Zweck wird dir hier niemand präsentieren können. Was soll das Archiv erreichen? Wirst letztlich nur du die Fundstücke verwenden? Sind die Mitglieder technikaffin oder nicht? Gibt es größere Interesse an euren Aktivitäten im Ort, d.h. kommen Leute vorbei und wollen die Bestände nutzen?

Darauf will ich keine Antworten, aber diese und anderen Fragen musst du dir beantworten.

Beispielsweise könntest du doch die Originale da belassen wo sie sind, aber die Ordner durch eine Art Findbuch erschließen, was wiederum thematisch gegliedert ist ("Kirche", "Schule" ...). Was soll mit dem Scannen erreicht werden? Bestandssicherung, Präsentation im Netz, schnellerer Zugriff? Eine Einführung zum Thema Personal Digital Archiving findest du hier: http://digitalpreservation.gov/personalarchiving/ Originale Fotos u.ä. sollte in entsprechenden Archivmaterialien gelagert werden, einlaminieren ist untauglich und kann die Originale schädigen.

Wenn du von "PC-Programm" sprichst, welche Plattform meinst du oder soll das Plattform-unabhängig sein? Ich hatte hier schon mal auf Archivsoftware hingewiesen, beachte den dortigen Hinweis. Prinzipiell ist jede Menge Software geeignet, auch einfachere Anwendersoftware wie Excel, Citavi oder Evernote. Nur: Wofür genau?

Wie gesagt, eine Patentlösung wirst du hier nicht bekommen. Du solltest erstmal deine Zielsetzung eingrenzen und überlegen, was sinnvoll ist und was nicht. Dein Konzept zu kommentieren ist einfacher, als eines bei unbekannter Zielsetzung zu entwerfen.

Grüße, A.

[anika]

Hallo
Eine andere Frage,
du schreibst du hast Ordner von einem Sammler bekommen
Zitat: in denen ihr Mann jahrelang alles über unser Dorf gesammelt hat bzw. auch selbst geforscht hat. D.h. ich habe handschriftliche Notizen, unzählige Kopien............

Ich gehe davon aus, das er die Ordner nach Themen (oder wie auch immer) sortiert hat, oder nicht?
Wenn ja würde ich die Sammlung als solches nicht neu sortieren sondern so belassen wie sie ist und zu jedem Ordner ein Verzeichnis erstellen.
Dann jeden Ordner Seitenweise scannen und anschließend ausdrucken und in Buchform binden. So hast du ihn einmal auf dem Pc dazu in Buchform und im Original.

Wenn du das alles bewältigt hast kannst du selber anfangen dir Sachen aus den Unterlagen herausziehen und bearbeiten.
Zum Beispiel alte Karten und Bilder, oder die Totenzettel, nur die Sammlung als solches würde ich im Original Zustand erhalten.

anika

[holsteinforscher]

Hallo EmmaFrieda,
ein wirkliches Schätzchen...kann man nicht anders sagen,
aber auch eine gewaltige Aufgabe...wohl unbestritten.
Für ein solch gewaltigen Nachlaß würde ich ggf. eine Zu-
sammenarbeit mit einem öffentl. Archiv [Stadt/Landesarchiv]
anstreben, bzw. eine Anfrage stellen, wie man diesen
Nachlaß am besten sachlich/fachlich aufarbeitet.
LG. von der sonnigen Förde
Roland

[Mats]

Hallo,

wenn man die Originale so lang wie möglich erhalten will, Hände weg von Klarsichthüllen, raus aus dem Aktenordner und in Archivkartons legen.

Der Tip mit dem örtlichen Archiv ist gut, da würde ich mir vermutlich auch Rat holen.

Grüße aus OWL
Anja

[EmmaFrieda]

Hallo Ihr Lieben,
erst einmal vielen lieben Dank für die Anregungen und vor allem die schnellen Antworten.
Eins vornweg: Sortiert ist das gar nichts, das ist ja das Problem. Ich denke, wir werden nicht drumrum kommen, alles quasi neu zu sortieren. Nach welchen Gesichtspunkten kann ich natürlich nicht allein entscheiden. Das wird dann eine gemeinsame Entscheidungsfindung mit dem Vorstand.
Dass Daten im PC auch nicht immer sicher sind, haben wir ebenfalls leidvoll erfahren müssen. Doppelte Sicherung (Sicherungskopien, versch. Datenträger etc.) werden hergestellt.
Sinn des Einscannen soll sein, dass die Materialen schnell griffbereit sind, sei es für die Erweiterung der einzelnen Vereinschroniken der Vereine aus unserem Dorf. Sei es für die Suche nach relevanten Daten der heimatkundlichen Geschichte etc. Denn schon die alte Römerstraße von Trier nach Saarbrücken ging hier vorbei, die Pest wütete, die Franzosen ebenso usw. Viele kleine Notizen und Kopien aus Büchern befinden sich in diesen Ordnern. Z.B. habe ich die Unterlagen über die Wasserleitungen, die Ende des 19. Jh. gelegt wurden, in einem Ordner gefunden, oder wann die erste elektrische Lichtanlage eingeschaltet wurde.
Ach so, ja Ziel ist es auch, die Daten später in Buchform herauszubringen und die Bevölkerung das Wissen verfügbar zu machen. (s. auch Ortsfamilienbücher, an denen wir auch arbeiten. etc)
Wir haben im Laufe der Jahre unzählige Fotos von den Bewohnern aus unserem Dorf erhalten, die wir schon eingescannt haben. Die Fotos mussten wir wieder zurückgeben. Die eingescannten können wir verwenden. Beides, also Archivmaterialen und digitale Daten, zusammenzubringen ist ebenfalls ein Ziel. Wobei, das muss ich zugeben, das System mit den eingescannten Bilder meiner Meinung nach auch nicht ausgereift ist. Aber so ist das, wenn man als Laie einfach mal anfängt und irgendwann den Überblick so langsam verliert. ;-)
Aber ich werde mich auf jeden Fall weiter einlesen und mir auch die Links anschauen. Vielen lieben Dank!
Emma

[EmmaFrieda]

Ach so, danke noch für den Tip mit dem örtlichen Archiv. Das werd ich mal machen. :-)

[Wanderfreund]

Viel Glück

[Garfield]

Hallo

Ja, ein wahrer Schatz, aber auch sehr viel Arbeit!

Ich würde als erstes mal Archiv-Boxen und Mappen aus säurefreiem Papier besorgen und dann den Inhalt der Ordner in die Boxen umfüllen. Entfernen solltest du dabei unbedingt alle Klarsichthüllen, Heftklammern und weitere Dinge aus Metall (rostet früher oder später auf jeden Fall), Klammern aus Plastik und weitere Fremdkörper, die Schaden anrichten könnten. Falls mehrere Dokumente mit Klammern zusammen gehalten wurden, kannst du ein eine Mappe aus säurefreiem Papier darum legen oder einfach ein gefaltetes säurefreies Papier. Ich habe zweimal Praktika in einem Archiv gemacht, dort wurden wenige Dokumente mit einem gefalteten Papier zusammen gehalten, mehrere solche Stapel kamen in eine dünne Mappe, davon mehrere in eine breitere Mappe und davon so viele wie möglich in eine Archiv-Box.
Dann solltest du zum allfälligen Beschriften der Dokumente am besten nur Bleistift benutzen.
Wie schon gesagt wurde, Laminieren macht die Dokumente kaputt.

Bevor irgendwas sortiert wird, würde ich auch mal mit dem nächsten Archiv Kontakt aufnehmen (also jenes, das allenfalls eure Bestände auch aufnehmen würde/müsste) und um konservatorische Hilfe bitten sowie um Hilfe betreffend Archivplan. Die haben eine Struktur, was von ihren Beständen wie sortiert wird, das könntest du dann allenfalls so übernehmen. Dann müsstest du keinen neuen Archivplan entwerfen und bei einer allfälligen Übergabe an jenes Archiv irgendwann, muss weniger neu sortiert werden.
Alternative wäre, die Dokumente einfach unsortiert in den Archiv-Boxen zu belassen und dafür digital alles gut zu erschliessen.

Betreffend Programm würde ich euch auch empfehlen, zu schauen, was die Archive in der Umgebung benutzen. Ansonsten kann ich aber auch Access empfehlen, das basiert auf Excel und kann daher gut in andere, professionelle Programme exportiert werden. Citavi und andere Literaturverwaltungsprogramme würde ich persönlich nur fürs Inventarisieren von Büchern benutzen und nicht für Dokumente.
Zur digitalen Archivierung hilft vielleicht dieses Thema hier.

Viel Glück!