Bewertung meines Archivierungssystem / Sortierungssystem

[Ryusoken]

Hallo zusammen,

wie jeder von euch stand ich vor der Frage, wie ich meine ganzen gesammelten Unterlagen sortieren soll. Da ich aber bis dato nicht so viele Unterlagen auf Papier besitze, muss ich da icht sonderlich "groß" denken. (Vielleicht so um die 30 Schriftstücke).
Anders sieht es aber bei meinem "digitalen Schriftgut" aus. Zahlreiche Urkunden etc. müssen ja wieder auffindbar abgelegt werden. Also musste für mich ein System her, bei dem ich Mal nach euer Meinung frage möchte. Es ist noch nicht ganz optimal und daher brauche ich eure Meinung. Des Weiteren wollte ich gerne ein personenorientiertes System haben und kein Orte orientiertes System. Somit hätte ich über jede Person eine "Akte".

Es funktioniert wie folgt:
Alt bekanntes Spiel nach Kekulé. Ich Nr. 1 und so weiter. Für die Kinder läuft es wie folgt: Nehmen wir als Beispiel die Nr. 54. Das erstgeborene Kind erhält die "Signatur" 54-I. Das zweitgeborene die Signatur 54-II etc. Wenn bspw. 54-III mein Vorfahre wäre, würde es eine Verlinkung auf Nr. 27 geben. An und für sich bin ich sehr zufrieden damit. Mein Plan ist, dass ich noch ein alphabetisches Register anfertige für alle Signaturen.
Mein Problem ist nun: Wie soll ich die Angeheiraten nummerieren? Ich forsche sehr gerne bei angeheiratete Linien, da ich insgeheim hoffe, dass irgendwann ein Verwandter von dieser Linie mich finden und ich ihm dann ein bisschen was geben kann
Aber wie soll ich das am besten machen? Ich habe mir etwas überlegt wie: Signatur-Anfangsbuchstaben des Nachnames:

Als Beispiel: 54-II-M (Wenn der/die Angeheiratete bspw. Müller heißt). Wenn ich dann die Eltern nummeriere: 54-II-M-1 und 54-II-M-2. Und die Kinder würde ich dann wie folgt nummerieren: 54-II-M-1-I für erstgeborene und 54-II-M-II für zweitgeborene etc.
Was haltet ihr davon? Für mich wäre das eigentlich das perfekte System, aber etwas undurchsichtig könnte es schon werden: "54-II-M-24-III-II-IV"

Ich wollte gerne Mal eure Meinung hören. Habt ihr Verbesserungsvorschläge? Und wie findet ihr es generell?

Viele Grüße
Sönke

[Balle]

Wenn Du damit klar kommst, dann ist es gut.

Ich selbst überlege auch schon lange, momentan lebe ich mit meinem Gedächtnis nach dem Motto: Wer Ordnung hält.....usw.
Da ich die Dateien aber mit Jahresangaben und Anlaß und Name beschriftet habe lässt es sich eigentlich schnell finden.
Alle Daten sind in meinem Programm erfasst und die Dateien sind abgelegt, aber sie werden nur selten angeschaut.
Dennoch überlege ich eine Art Grundstruktur aufzubauen.
Ordner nach Familien-Kekule; da kommt dann alles zu dieser Familie rein. Zweitehen,Kinder, Fotos, Akten usw. Für mich ist alles rechts und links von Kekulé momentan noch nicht so wichtig, und wenn, dann lässt es sich schnell finden. Wenn Kinder heiraten und eine Familie gründen, dann kann ich Unterordner anlegen.
Deswegen werde ich die Beschriftung meiner Dateien nicht ändern, das wäre zuviel Arbeit.
Zunächst brauche ich ja Ordner nur für die Familien von denen ich bereits Daten habe. Von beiden Ehepartnern würde ich die vorehelichen Dateien bei ihren Eltern belassen, den Familienordner erst mit Eheschließung anlegen.
Vielleicht kann man übergeordnet noch GenerationenOrdner anlegen, da überlege ich noch.
Das lässt sich übrigens für Kopien und Originale genauso handhaben.
Ein Ordner für mich, ein Ordner für die Eltern, ein Ordner für die Großeltern. usw. mit zunehmendem Alter werden die Daten ja weniger, obwohl die Ahnen mehr werden, aber alles werden wir nicht finden.
Ist nur ein Denkansatz, aber für mich scheint das so realistisch.

[OlliL]

Ich hatte auch mal damit angefangen digitale Daten immer anhand der Personen abzulegen. Das führte dann dazu das ich einige Dokumente doppelt vorhalten musste. Zwillingstaufen, Ehen, mehrere Vorfahren auf den gleichen KB-Seiten usw.

Ich habe mich komplett davon verabschiedet Daten personnezentriert abzulegen.

Ich lege Daten inzwischen ausschliesslich Quellenzentriert ab. Ich strukturiere und ordne meine Daten also ausschliesslich nach Kirchenbücher, StA-Register usw. usw. Allein aus der Datenablage kann sich also gar kein Bezug zu den Personen mehr herleiten lassen.

Aber - das brauche ich schlicht auch nicht. Der Bezug der Quelle / des Dokumentes ergibt sich bei mir aufgrund der Verknüpfung der Fundstelle mit einem Ereignis in meinem Genealogie-Programm. Das reicht mir vollständig aus. Anders wäre das sinnvoll auch gar nicht möglich gewesen mit einem System welches Quellen sinnvoll verwaltet und man dort Dokumente hinterlegen will.

Viele Grüße,
OlliL

[Mariolla]

Hallo Sönke,
da ich ein genealogisches Programm (Ahnenblatt) benutze, sind mir die FN und Orte mit Gebieten vertraut und so lege ich meine Dokumente im Computer nach Gebieten ab. Z,B. Kreis Schwetz WP, Allenstein OP, Kreis Neustettin Hinterpommern usw. und das klappt so ganz gut. Außerdem hat man ja noch die Möglichkeit nach Ordnern im Desktop zu suchen und den entsprechenden Familiennamen oder andere Hinweise einzugeben. Natürlich ist es wichtig, alle Dokumente die man abspeichert richtig zu beschriften.
Ich mache es so: oo 1860 Alfred Heinrich mit Justine Baumeister.

Jeder hat sein eigenes Ordnungssystem und ich komme persönlich damit
sehr klar. Und sollte mal der Computer/Laptop seinen Geist aufgeben, so sind
alle Unterlagen gesichert.

Viele Grüße Mariolla

[Niederrheiner94]

Hallo Sönke!


Mir geht es ähnlich wie Dir. Ich habe fast alles an Nachweisen in digitaler Form. Dennoch habe ich mir am Anfang nicht sooo viele Gedanken gemacht wie man das am besten ordnet, bzw. ob diese Struktur auch nach vielen gefundenen und abgelegten Personen noch gut ist.



Und genau diese Frage musst Du Dir auch stellen, welche Du jetzt an uns weitergereicht hast.


Am Anfang habe ich es ähnlich wie Balle gemacht, da ich auch nicht auf die Nebenlinien geachtet habe. Ordner mit dem Urgroßelter und dann in dessen Ordner wiederum einen Ordner mit "Geschwister", in dem sich jeweils ein Ordner für Bruder oder Schwester befand und je ein Ordner für den Elter. Das Problem hierbei ist, dass man manche Personen dann nur noch über die Suchfunktion suchen kann (In welchem Zweig war der nochmal? Das Geklicke dauert mir zu lang.), aber auch hier sind der Technik Grenzen gesetzt, weil die "Adresse" dann zu lang wird um noch angezeigt werden zu können. Dieses würde bei Dir auch passieren, bzw. wie Du schon genannt hast, durch die irgendwann zu komplizierten Namen undurchschaubar.



Was ergibt also aus meiner Sicht Sinn, wenn man das personenbezogen aufziehen möchte? Da hatte ich vor ein paar Monaten schon einmal drüber nachgedacht und eine Forscherkollegin machte dies ebenso, was mich in meiner Ansicht bestätigte: Einen Ordner mit direkten Vorfahren erstellen, in der jeder/jede seinen eigenen Ordner hat, von dem aber auch keine Ordner zu weiteren Personen führen. In diesen kann alles rein und ist nach Nachname, Vorname(n) und Lebensdaten benannt. Im zweiten Ordner "Nebenlinien" würde ich alle (angeheirateten) Verwandten einsortieren, nach dem gleichen Benennungsschema. Habe das mal als Screenshot angehangen.



Warum sollte man das so machen? Weil verwandtschaftliche Beziehungen bei den Ordnern nicht nötig sind. Sie dienen nur der Aufbewahrung von Nachweisen. Die Struktur ist im Stammbaum zu finden und wenn jemand von mir oder ich selbst gerne den Geburtseintrag hätte, dann kann ich das schnell finden, weil ich ja nach einem konkreten Namen/einer konkreten Person suche.



Ortsbezogen ergibt für meine Forschung keinen Sinn, weil sich meine Forschung auf so viele Orte aufteilt und ich nicht in allen wirklich nach allen Verwandten suche, sodass das zu undurchschaubar und unnötig würde. Außerdem kostet Speicherplatz heute nur noch wenig, sodass ich auch das eine oder andere Bild ruhig doppelt in verschiedenen Ordnern ablegen kann.


Gruß
Fabian

[Ryusoken]

Hallo zusammen,


ich danke euch allen dafür, dass ihr mir Mal eure Systeme gezeigt habt. Ich hatte vorher auch eine quellenzentrierte Sortierung, welche mir aber zu umständlich wurde. Ich habe teils zulange suchen müssen, um etwas zu finden. Und als dann noch Zeitungsartikel dazu kamen, habe ich die Übersicht komplett verloren.

Die Idee mit den Haupt- und Nebenlinien sagt mir zu. Ich glaube, dass dies das optimalste System ist. Bei meinen direkten Vorfahren kann ich dann die Kekulé Nummer hintendran stellen und bei den Nebenlinien kann ich einfach die Lebensspanne hintendran stellen.

Vorallem bleibt die Übersicht vorhanden. Und die Zusammenhänge hat man ja eh im Programm drin.
Vielen Dank euch allen und viele Grüße
Sönke

[OlliL]

Mh.... wieso habt ihr überhaupt die Notwendigkeit Dokumente die zu einer Person gehören rein über das Dateisystem finden zu wollen? Dafür habt ihr doch euer Genealogieprogramm mit dem ihr doch viel schneller die gesuchte Person finden könnt und an der dann alle Dokumente dran hängen? Wozu dann noch eine personenzentrierte Ablage im Dateisystem?

Diese ist doch eh immer ungenügend und kann nicht die Funktionalitäten bzw dem Umfang der Möglichkeiten bzgl. Auffinden erreichen was man mit dem Programm schafft? Ich z.b. habe mich immer sehr daran gestört wenn ich 8 verschiedene Jürgen Bremer in meinem Stammbaum hatte. Dann hatte ich
Juergen_Bremer_Taufe_KB_Berlin
Juergen_Bremer_2_Taufe_KB_Berlin
Juergen_Bremer_3_Taufe_KB_Berlin
Juergen_Bremer_4_Taufe_KB_Berlin
usw.
Das hatte mich immer mega gestört da ich ja nun wieder nicht wusste welcher nun welcher ist.
Oder wollte ich Dateien nie doppelt ablegen. Ich hatte Ehen also nur für die Männer abgelegt. Usw. Usw. Das kann man aber denke ich auch nicht alles sinnvoll und praktikabel über das Dateisystem handlen. Aber dann kam mir die Erleuchtung das muss man doch auch nicht. Die Programme haben so fantastische Suchmöglichkeiten. Da kommt man mit seiner Dateisystemordnung doch nie ran

[Ryusoken]

Moin,


diese Frage von dir hat mich wirklich etwas beschäftigt. Bei mir hat das ganze einen Hauptgrund:
Als ich mit der ganzen Ahnenforschung angefangen habe, habe ich den "Fehler" gemacht alles bei ancestry einzutragen und die ganzen Unterlagen von dort auch nur dort zu speichern. Nun ist es aber so, dass ich da nicht einfach alles an Bildern von Urkunden aus Archiven hochladen darf, da die Weitergabe an Dritte (Und dazu zählt ancestry -> Uneingeschränktes Nutzungsrecht) meistens nicht gestattet ist.

Und meine ganzen Daten jetzt bei Ahnenblatt einzupflegen (mit den Bildern der Urkunden) ist mir zu viel (viel zu viel) Arbeit.
Ich werde Mal gucken, wie ich Mal meine ganzen von ancestry am einfachsten in Ahnenblatt reinbekomme.

Viele Grüße
Sönke

[OlliL]

Achso - ok - das wusste ich natürlich nicht.
Ich hatte mit Ahnenblatt und Ancestry parallel angefangen und immer alles auch offline in Ahnenblatt abgelegt. Später bin ich dann zu Gramps gewechselt und habe nochmal alles komplett neu gepflegt bzgl. Quellen und "Bilder". Das hat mich Monate an Arbeit gekostet. Aber das wars mir persönlich wert Ancestry verwaist nun mit den Archiv-Funden bei mir. Da gebe ich aber auch nix drauf. Der Offline-Stammbaum ist mir um Längen wichtiger als der Stammbaum bei nem Unternehmen wo man nie weiss was die Zukunft bringt. Und schon gar nicht würde ich irgendwas bei Ancestry von Dokumenten hochladen - warum sollten die mit meinen Dokumenten Geld verdienen?


Aber.... das ist n anderes Thema....

[Ryusoken]

Ja, das mit ancestry gefällt mir auch nicht mehr so ganz gut. Gerade den Fakt, dass die sich ein uneingeschränktes Nutzungsrecht vorbehalten finde ich nicht schön. Mal sehen wie ich meine 1339 Aufzeichnungen von ancestry zu Ahnenblatt bekomme. Das wird wohl eine ganz schön anstrengende Aufgabe

Gruß
Sönke

[OlliL]

8792 Medien bei mir in Gramps, davon 8736 Bilder, davon 8525 Quellen (Kirchenbücher, StA, ....) - der Rest sicherlich Konterfei-Fotos
Also... es ist machbar... Man muss nur durchhalten

[Ryusoken]

Ach du großer Gott. Das sind schon ein paar Bilder
Wie bist du denn dabei vorgegangen, wenn ich fragen darf? Ich würde mir meine ancestry Datenbank mit RootsMagic downloaden und mit Ahnenblatt oder so eine Liste erstellen mit allen Personen. Diese dann nach und nach abarbeiten. Also Person aufrufen, alle Quellen herunterladen, richtig benennen, im richtigen Ordner abspeichern und dann mit Ahnenblatt neu verlinken. Und Person als fertig markieren. Neue Forschungsergebnisse in dieser Zeit natürlich nur in Ahnenblatt eintragen.
Aber ich denke Mal, dass ich das ganze nicht bereuen würden


Grüße
Sönke

[OlliL]

Ich bin damals von Ahnenblatt nach Gramps migriert. Aber das ist ja eigentlich egal. Ich habe in Gramps GEDCOM exportiert. Das kann man ja auch von Ancestry runterladen. Und dann bin ich immer den Vaterstamm entlang nach unten gegangen und habe alle Kinder mit den Daten versorgt. Danach rückwärts zurück und die jeweilige Mutter versorgt. Diese ging dann wieder zuerst mit ihrem Vaterstamm. usw. usw. Am Ende habe ich dann ausgewertet was mir fehlt. Bei Gramps habe ich aber die Möglichkeit das ich Ereignisse mit Quellenangaben versehen kann. Das geht so mit Ahnenblatt 2 ja nicht. Somit konnte ich sehr einfach auswerten wieviel Ereignisse ich habe ohne Quellenangaben. Das war dann am Ende nur noch ein Restsatz den ich abgearbeitet habe.
Die Bilder hängen bei mir an den jeweiligen Ereignissen - nicht an den Personen (aber ja, ich weiss das es bei Ahnenblatt nich anders geht). Das hatte mich bei Ahnenblatt immer sehr gestört - das eine Person dann 10 Bilder hatte ich aber so erstmal gar nicht mehr sah welche Bilder für welches Ereigniss waren. Aber dieses Fass will ich jetzt hier nicht auch noch aufmachen


Edit: Damals hatte ich das für 2830 Personen und 5557 Ereignisse (Geburt, Taufe, Konfirmation, Ehe, Tod, Beerdigung, Wohnort) gemacht. Habe nochmal nachgeschaut. Für Beruf und Religion pflege ich keine Quellen.

[Kai M]

Hallo Sönke,

Mein Problem ist nun: Wie soll ich die Angeheiraten nummerieren? Ich forsche sehr gerne bei angeheiratete Linien, da ich insgeheim hoffe, dass irgendwann ein Verwandter von dieser Linie mich finden und ich ihm dann ein bisschen was geben kann
Aber wie soll ich das am besten machen?

schau mal hier:

http://wiki-de.genealogy.net/Bezifferung_Gesamtverwandtschaft

Es gibt da verschiedene Lösungsansätze.

Viele Grüße
Kai

[Garfield]

Hallo

Ich arbeite auch mit der Herkunft/Quelle anstatt mit Personen. Ich habe verschiedene Ordner, in denen ich die unbearbeiteten Quellen ablege, zB digitale Fotos aus Kirchenbüchern oder grössere PDFs von Online-Kirchenbüchern (natürlich nur, falls erlaubt). Beispiel für Ordnerstruktur wäre bei mir: Primärquellen/Kirchenbücher/Schweiz/Kanton Bern/Dorfname

Dateien, die ich selbst digital erstelle, zB Printscreens aus Online-Kirchenbüchern, beschrifte ich nach Anlass/Name/Jahr, zB Taufe_AnnaKeller1872.jpg Das reicht dann zum Wiederfinden über die Suche im Dateisystem. Mehr brauche ich nicht, da ich alle Dateien von Primärquellen in meinem Programm verknüpfe.

Bei Digitalfotos habe ich sowieso Laufnummern im Dateinamen (ich hätte noch nie eine Digitalkamera oder eine Handykamera gesehen, die das anders macht) und bei frei zugänglichen Dateien aus dem Internet belasse ich üblicherweise den Originalnamen oder ergänze ihn teilweise. So kann man später im Kontakt mit anderen Forschern sehen, ob man die selbe Datei hat.

Bei selbst gescannten Dokumenten vergebe ich jeweils eine Laufnummer mit Abkürzung für die Dokumentart, zB FO123456 für ein Foto bzw. Bildobjekt, DO123456 für ein Dokument, PO123456 für eine Postkarte usw. Das ergibt dann einen eindeutigen Dateinamen, wenn ich etwas an einem Bild ändere (zB Nummern für Personen auf Gruppenfotos), dann speichere ich die Datei unter FO123456a ab.
In einem Excel-Dokument beschreibe ich dann die gescannten Dokumente mit folgenden Feldern: Dateiname, Datum, Ort, Anlass in Stichworten (Taufe, Geburtstag, Hochzeit usw), abgebildete Personen auf Fotos oder Personen, auf die sich das Dokument bezieht, wem das Original des Scans gehört und wer die Zuordnung (Datum, Ort, Personen) vorgenommen hat. Die Personen benenne ich nach ihrem Geburtsnamen (Rufname anstelle mehrerer Vornamen).
Die Originale lege ich ebenfalls nach Herkunft sortiert in Kisten ab, beispielsweise alles von meiner Grossmutter in eine Kiste, alle Kopien von Standesämtern in eine zweite Kiste usw.

Für mich funktioniert das so ziemlich gut. Ich habe inzwischen um die 6700 Scans angefertigt, dazu noch um die 7000 Fotos von Kirchenbuch-Einträgen. Das kann man physisch gar nicht mehr sinnvoll verwalten.
Übrigens machen Archive das meistens auch so, nennt sich Provenienzprinzip.

Wie auch immer man sich entscheidet: am wichtigsten ist, dass man irgendwo festhält, wie das eigene System funktioniert. Denn die meisten Ahnenforscher wollen ihre Erkenntnisse ja mal weiter vererben oder an ein Archiv abgeben. Wenn dort dann niemand mehr was mit dem Ordnungssystem anfangen kann, sind alle Mühen umsonst. Daher sollte immer gut dokumentiert werden, wie das Ordnungssystem, die Notizen-Ablage oder die Eigentümlichkeiten im Ahnenforschungsprogramm funktionieren.