Aktensortierung

[DieCainsdorfer]

Hallo,

Ich ordne gerade meine völlig konfusen Ahnen-Ordner neu und habe festgestellt, dass ich immer noch keinen Plan habe, wie eigentlich.

Wie also ordnet ihr eure Akten? Nach Familien, nach Personen, nach Kekulenummer oder nur digital? Ich schätze, ich bin völlig überfordert. Ich habe eine weibliche und eine männliche Linie, also die Familie meines Mannes und meine und tja, dann fängt der Zettel-Horror auch schon an. Wie löst ihr das?

Viele Grüße
Katrin

[flensoline]

Hallo Karin,

du sprichst mir aus dem Herzen...
Mein momentaner Versuch sieht so aus ;-)
Alles was tatsächlich, also mit einer Quelle versehen kann, trage ich digital in einen Stammbaum (Family-Tree) ein.
Alles was auf dem Weg dorthin ist, bekommt eine eigene Karteikarte, die ist mit einer Nummer versehen und die finde ich auf einer extra Liste nach Namen sortiert.
Immer wenn ich also auf einen Neuen treffe, checke ich die Nummern-Liste. Evtl. gibt es dann eine neue Karteikarte oder eine neue Info auf eben dieser oder es ist ein Treffer und er „darf“ in den Family-Tree.

Aktuell kann ich ganz gut so arbeiten ;-)

Lieben Gruß
Claudia

[Andrea1984]

Hallo Katrin.

Ich sortiere meine Daten alphabetisch nach den Hauptlinien - Daxner, Derfler, Hütter, Loidl, Reisenbichler, Riedler, Strauss, Wiesauer - und von dort aus chronologisch aufsteigend d.h. bei den Großeltern/Urgroßeltern beginnend und weiter aufbauend, so lange entweder bis eine Linie endet, weil es einen Toten Punkt gibt oder weil keine Daten mehr vorhanden sind.

Herzliche Grüße

Andrea

[ThoreL]

Hallo Katrin,

hier ein Beispiel für meine Ordner Ordnung: Proband*in > 3. Ahnenreihe > Vaterlinie Nr. 8-11 > Person Nr. 9 > Geburtseintrag Person Nr. 9.
Ich habe also vom Probanden ausgehend Ordner für alle Ahnenreihen dieser Person, innerhalb dieser wird immer in Vaterlinie und Mutterlinie unterschieden, dort hat dann jede Person ihren eigenen Ordner, der mit Name und Kekule-Nummer versehen ist.

Ich komme damit bisher ganz gut klar.

Liebe Grüße

[DieCainsdorfer]

Oh, das sind ja schon mal paar Ideen.


Also die Karteikarten gefallen mir ganz gut, haben aber den Nachteil, dass sie irgendwo fest örtlich gebunden sind und nicht überall zur Verfügung stehen. Da überlege ich gerade, wie ich das elektronisch hinkriegen könnte. Davon ab wäre damit auch mein halber Stammbaum leer , weil ich oft auch Todesdaten oder so aus den Geburtsurkunden ziehen konnte oder anderweitige Infos irgendwo anders standen. Nicht zu reden von den ganzen aktuelleren Daten und noch lebenden Personen, wo ich ja an Schriftliches gar nicht rankomme. Ist aber eine Überlegung wert und ich grübel schon. Danke.


Jede Person einen Ordner? So viel Platz hab ich leider nicht. Ich komm auch mit der Nummernsortierung, die ich ja auch hatte, nicht richtig klar, weil die Familien zur sehr auseinandertrudeln. Wenn z.B. Nr. 9 gleich mal 10 Geschwister hat und die verheiratet sind und Kinder haben, die auch verheiratet sind ... Wo hängt man die ab? Bei den Eltern oder beim neuen Familienzweig mit dem Ehegatten? Aber wie findet man die dann wieder? Ich hab knapp 500 Pers., das ist jetzt sicher noch nicht allzu viel, aber ich hab jetzt schon nicht mehr alle Namen auf dem Schirm


Alphabetisch war auch meine Idee, aber da tun sich dieselben Fragen auf wie bei der Nummernsortierung. Also, wenn ich jetzt mal sage, eine Müller-Familie hat vier Kinder und zwei davon sind verheiratet und haben dann z.B. den Namen Arnold ... dann käme diese Kinder-Familie vor der Müller-Familie. In diesem Fall müsste man dann komplett die Chronologie kippen und da frag ich mich dann wieder, ob man da noch weiß, in welchem Jahrhundert man sich gerade bewegt.


Vielen Dank für Eure Antworten. Das gibt jetzt schon mal eine Menge Stoff zum Denken


Grüße
Katrin

[OlliL]

Hallo,

bei mir gilt ganz klar: "digital first"

Alles was ich als Papierdokument habe (von einem Archiv, StA oder Kirchenarchiv) wird bzw. wurde bei mir umgehend nach Erhalt digital erfasst. Das eigentliche Papierdokument wanderte schlicht in eine Ablage - völlig unsortiert. Ich habe auch eigentlich keine Verwendung mehr dafür.
Ich fange nun an die einzelnen Papiere in einen gemeinsamen Ordner zu packen. Diesen werde ich nach den 8 Großeltern von mir und meiner Frau gruppieren. Eine Sortierung in der jeweiligen Gruppe werde ich dann jedoch nicht mehr vornehmen. Das lohnt einfach nicht, da ich mit diesen Dokumenten schlicht nicht arbeite.

Viele Grüße,
OlliL

[Mittelfranke]

Hallo,
das leidige Thema der ordentlichen Ablage: Hier gibt es bei 10 Personen mindestens 15 Meinungen/Systeme…
Nach meiner Erfahrung gibt es keine eierlegende Wollmilchsau, aber um zur Lösungsfindung oder weiteren Verwirrung (je nach Standpunkt) beizutragen beschreibe ich mal mein System:

Vorneweg: Meine Papiersammlung besteht aus „loser Schüttung“, nur Bücher stehen im Regal. Alle relevanten Daten habe ich digitalisiert.

Für die Quellen verwende ich in etwa folgende Ordnerstruktur (ein kleiner Auszug) nach Art der Quelle:
01_Kirchenbücher
02_Personenstandsregister
03_Familysearch_Ancestry mit Unterordnern 031_Brenner-Archiv, 032_Kriegsstammrollen, ...
…
09_Sonstiges
Dazu noch ein separater Ordner „Sonstiges“ (ohne Nummerierung), hier finden sich dann Rechnungen und alles was aktuell (noch) nicht als Quelle verwendet wird.

Die personenbezogenen Dokumente speichere ich beispielsweise ab als Müller_Fritz_Taufe_1876, bei Trauungen Müller_Maier_Trauung_1899. Bei Frauen verwende ich immer den Mädchennamen.

Als Tool verwende ich Ahnenblatt, hier hinterlege ich die Dokumente bei der betreffenden Person unter „Bilder/Dateien“. So kann ich aus Ahnenblatt heraus die Dateien öffnen und vermeide mehrfaches Ablegen der gleichen Datei. Habe ich also einen Traueintrag mit Randbemerkung über die Geburt zweier Kinder, so verlinke ich das Dokument jeweils bei Braut, Bräutigam und den beiden Kindern. Bei einer personenbezogenen Verzeichnisstruktur müsste ich den Traueintrag ja viermal ablegen, und das ergibt auf Dauer Datenmüll…

Viel Erfolg beim Sortieren der Ablage 😊

[Feldsalat]

Als Tool verwende ich Ahnenblatt, hier hinterlege ich die Dokumente bei der betreffenden Person unter „Bilder/Dateien“. So kann ich aus Ahnenblatt heraus die Dateien öffnen und vermeide mehrfaches Ablegen der gleichen Datei.

Das ist ja eine tolle Idee, danke dafür! Ich arbeite auch mit Ahnenblatt, habe aber noch nie daran gedacht, die Dokumente direkt bei der Person abzulegen.

Ansonsten gilt auch bei mir: digital first

[Mittelfranke]

Hallo Feldsalat,

gern geschehen.

Eigentlich kam es nur daher weil ich zu faul war die Registerkarte "Quellen" nochmals sauber auszufüllen.

[DiWiKaBiLiSch]

Hallo Katrin,


Dokumente, die ich analog bekomme, lege ich nach mütterlicher-, bzw. väterlicherseits in Ordnern ab, immer Ehepaare zusammen. Die Dokumente habe ich auch digitalisiert.



Alles was ich ansonsten digital erforscht habe, habe ich nach Nachnamen geordnet. Jeder Nachname ist ein Ordner in dem dann die Familienangehörigen jeweils ihren eigenen Ordner besitzen, so dass man auch, sodass man auch Geschwister der eigenen direkten Vorfahren und deren Familien gut sortieren kann.


Und ganz wichtig ist natürlich, wenn man alles digital hat, das gut und mehrfach abzuspeichern und zu sichern, damit nicht alles flöten geht, wenn der Computer seinen Geist aufgeben sollte.


LG

[Andrea1984]

Hallo Katrin.

Zusätzlich haben meine Ahnen/Ahninnen und ich jeweils eine eigene Kekule-Nummer, welche unverwechselbar ist.

Kommen Personen doppelt/dreifach vor - ja, ich habe Ahnenschwund - so erhalten sie auch zwei Kekule-Nummern.

Herzliche Grüße

Andrea

[Garfield]

Hallo

Ich bin inzwischen bei 5000 Personen in meinen Genealogie-Programm angekommen, mit mehreren tausend Dokumenten. Daher arbeite ich wie OlliL nur noch digital. Heisst, was ich beispielsweise als Kopie aus einem Archiv bekomme, wird sofort eingescannt, das physische Dokument kommt in eine unsortierte Kiste. Da unterscheide ich zwischen "Kopie", das kommt in eine säurefreie Kartonschachtel, und "Original", das kommt in eine feuersichere Kiste.

Digital sortiere ich vor allem nach Provenienz, also nach Herkunft. Einerseits habe ich einen Ordner "Quellen", mit vielen Unterordner, das kann dann beispielsweise so aussehen: Quellen/Standesamtliche Unterlagen/Land/Ortschaft/Geburten/Jahr
Bei den Quellen aus dem Internet ist mir wichtig, den Dateinamen nicht zu verändern, so dass ich dieselbe Datei später in der Online-Datenbank oä wieder finden kann.
Von den Quellen kopiere ich dann die Dateien zum Ordner vom Genealogie-Programm, mit etwas weniger tiefgehender Orderstruktur. So habe ich die verschiedenen Dokumente immer grad bei der Person im Programm. Kopieren tue ich die Dateien deswegen, weil es bei den Quellen noch viele Dokumente gibt, die ich keiner verwandten Person zuordnen kann (namensgleiche Personen aus dem selben Ort).

Von mir selbst gescannte Dokumente, vor allem Fotos und geerbte Dokumente, erhalten einen neuen Dateinamen, der bei mir seit Jahren immer gleich aufgebaut ist: meine Initialen, Dokumenttyp und Land, wobei ich das mit dem Land schlussendlich nicht funktioniert hat, da es Fotos mit beiden Hauptlinien drauf gibt. Danach folgt eine 6-stellige Laufnummer.
In einer Excelliste notiere ich dann Dateiname, Ort der Aufnahme oder Erstellung, Zeitpunkt der Aufnahme, zwecks Filterung noch ein Schlagwort zu Art des Anlasses (Geburt/Heirat/Tod usw.), welche Personen abgebildet sind, wer die Personen erkannt hat (meine Grossmutter weiss das ja vielleicht besser als ich) und wer das Original besitzt. Die Personen versuche ich immer so zu benennen wie im Genealogie-Programm, so dass man sie über die Suchfunktion finden sollte.

Genau, und dann unbedingt mehrere Sicherheitskopien machen, die idealerweise auch nicht alle im eigenen Haus gelagert sind.

[DieCainsdorfer]

Also ich finde es erstaunlich, was ihr alle für ein Vertrauen in die Technik habt. Ja, klar habe auch ich alles digital und 100 Sicherungen, aber der Gedanke, dass auf einmal alles weg sein könnte, ist mir unerträglich. Geht also für mich gar nicht.

Bisherhabe ich für das Papier und die Fotos einen Ahnenkoffer und mittlerweile festgestellt, dass ich teilweise mit Papier besser denken kann. Noch besser wäre halt, das wäre alles bisschen strukturierter. Mich beruhigt aber ungemein, dass ich, wenn ich müsste, alles wieder digital eingeben könnte. Denn, wir wissen ja alle, wenn es denn mal kommt, kommts ganz sicher dicke.

Digital habe ich die Quellen wieder aus dem Programm rausgenommen, weil das gen Ende eine halbe Stunde brauchte, bis es aufging.

Aber ich finde das hier hochinteressant und hab mir schon bisschen was überlegt. Das gibt hier schon Anstöße. Danke dafür.

[IchVersuchsMal]

Ich habe hier Ordner in 4 verschiedenen Farben. Jede Linie von den Großeltern ausgehend in einer Farbe. Darin sind alle Unterlagen alphabetisch geordnet. Alle vorhandenen Unterlagen werden ggf. dort kopiert und eingescannt. Die Ordner dienen in erster Linie für Familientreffen zum Vorzeigen.


Dazu habe ich alles in gramps eingepflegt und alle Unterlagen sind digitalisiert auf meinem Computer gespeichert.

Dort ist ein Verzeichnis mit Unter-Verzeichnissen. Die Unter-Verzeichnisse gehen nach Geburtsnamen. Bei gleichen Namen habe ich im Verzeichnissnamen die Lebensjahre (zB 1850-1905) angegeben.

Backup von gramps und meinem Verzeichnis mache ich auf einer zweiten Festplatte und zwischendurch auch einmal auf einem USB Stick.
Demnächst werde ich alles auf einen zweiten Stick speichern den ich auf der Arbeit in meinem Spint lagere damit nicht alles bei mir zuhause liegt.

[DieCainsdorfer]

Gramps klingt ja mal richtig gut. Download läuft Danke für den Tipp. Ich hab zwar keine Software gesucht, kann aber nicht wirklich widerstehen, wenn es tatsächlich mal ein Programm für alle Systeme gibt. Ich hab eine alte Version vom MacFamilyTree, die mir bei Windows nix nützt und die mich auch nicht mehr richtig zufriedenstellt, obwohl sie tut, was sie soll.

Und papiertechnisch wieder das Alphabet. Ich überleg immer noch, wie das funktionieren kann, weil das doch die Familien auseinanderreißt.