Wie verwaltet ihr Dokumente ?

[Ginsemer]

Hallo beisammen,

ich verwalte meinen Stammbaum mit der Software Ahnenblatt (Version 2.98).
Allerding ist das bei mir kein Stammbaum im herkömmlichen Sinn, sondern umfasst sämtliche Neben- und Seitenlinien.
Parallel dazu habe ich eine Excel-Liste mit Personen, die (ggf.) irgendwo in den Stammbaum passen, aber ich weiß noch nicht wo (und ob überhaupt).
Ich habe dazu aus diversen Quellen Dokumente (Geburtsurkunfen, Trauungen, Taufen, Sterbeurkunden, etc.) gesammelt, die ich den einzelnen Personen zuordnen möchte.

Ich hatte die Idee, jeder Person eine eindeutige Nummer zu vergeben, unter der ich dann die Dokumente zuweisen kann.
Leider ist mir kein sinnvolles Nummernschema eingefallen, da es ja beliebig viele Linien gibt.

Hatte jemand das gleiche Problem und dafür eine gute Lösung gefunden ?

Gruß
Mario

[benangel]

Vielleicht steht hier scho weas Passendes:

https://forum.ahnenforschung.net/showthread.php?t=194001&highlight=dokumente+verwalten

https://forum.ahnenforschung.net/showthread.php?t=177517&highlight=dokumente+verwalten

[Ryusoken]

Hallo Mario,

vor demselben Problem stand ich vor etwas mehr als einem Jahr, als ich von ancestry zu Ahnenblatt "migrierte". Ancestry übernahm das verwalten der Dokumente sozusagen von selbst, da machte ich mir keinen Kopf drum.
Nun ja. Ich hatte zu Beginn auch vor jedem eine Nummer oder genrell eine "Kennung" zuzuweisen. Das funktioniert bei Ahnenforschung, aber nicht bei Familienforschung. Welche Nummer gebe ich denn dem Enkel meiner Ururgroßtante? Beispielhafte Antwort aus meinem damaligen System: 32-II-II (Kekulé Nr. 32 war der gemeinsame Vorfahr, dessen zweitgeborenes Kind und davon wiederrum das zweitgeborene Kind). Dass das auf Dauer nicht gut gehen würde, muss ich wohl nicht erläutern.

Schlussendlich habe ich mich, nachdem ich auch hier nachfragte, gegen ein personenbezogenes System entschieden. Ich verweise hier Mal auf meinen Beitrag von damals: https://forum.ahnenforschung.net/sho...d.php?t=177517
OlliLs Argumentation hatte mich damals überzeugt: Wieso im Dateiensystem finden, wenn ich die Unterlagen in Ahnenblatt ja eh schneller finde? Das Dateiensystem hat natürlich auch eine Systematik:
Ein beispielhafter Pfad für eine Geburtsurkunde: Dokumente->Primärquellen->Standesämter->Hamburg->Hamburg-Altona->Geburten->Jahrgang->Mustermann, Max, Geburtsurkunde.jpg

Des Weiteren kann ich nur, ohne Werbung machen zu wollen, Ahnenblatt 3 empfehlen. Dort kann man jedem einzelnen Ereignis eine eigene Quelle und somit auch Dokumente zuweisen. Ahnenblatt 3 mit Quellenorientiertem System funktioniert ziemlich gut für mich.

Für "analoge" Dokumente habe ich ein einfacheres System: Einscannen/Fotografieren und digital verarbeiten. Die Orginale dann archivgerecht in einem Ordner verstauen. Alle Originale in einer Excel-Tabelle verzeichnen, damit man eine Bestandsübersicht hat. Vielleicht noch für verschiedene Familienzweige verschiedene Ordner anschaffen, wenn man genügend Dokumente hat.

Grüße
Sönke


PS: Ach, ganz übersehen, dass man schon auf meinen Beitrag verwies.

[Garfield]

Hallo

Für "analoge" Dokumente habe ich ein einfacheres System: Einscannen/Fotografieren und digital verarbeiten. Die Orginale dann archivgerecht in einem Ordner verstauen. Alle Originale in einer Excel-Tabelle verzeichnen, damit man eine Bestandsübersicht hat. Vielleicht noch für verschiedene Familienzweige verschiedene Ordner anschaffen, wenn man genügend Dokumente hat.

Kurz gesagt, mache ich das auch so. Bei selbst digitalisierten Dokumenten einen eindeutigen, einmaligen Dateinamen vergeben (am besten mit Laufnummer). Bei heruntergeladenen Dateien ändere ich eindeutige, einmalige Dateinamen ebenfalls nicht.

Ich verwalte nicht zugeordnete Personen in einer zweiten Datei in meinem Programm, aber der Unterschied zu einem Excel ist da gering. Dort bin ich etwas fauler und hänge die Dateien nicht an, sondern notiere nur den Dateinamen. Also zB: Taufe siehe IMG1234.jpg, Kirche X in Ort Y. Oder: falls Eltern A & B, dann siehe Taufe IMG1234.jpg usw.
Wenn ich die Person dann an meinen Stammbaum anhängen kann, wird die Datei korrekt anhängt und die Quelle ordentlicher angegeben.

[Genialoge]

Hallo guss,

Datenablage - insbesondere bei großen Mengen - ist ein Dauerthema und gilt ja nicht nur für Ahnenforschung. Alternativ nenne ich nur mal den Fundus privater Fotos ...

Ich würde zunächst immer erst an eine mögliche Datenbankstruktur (1:n) denken und versuchen, Eindeutigkeiten (1) und Gemeinsamkeiten (n) zu definieren, um die Datenablage daran zu orientieren.

Um eine Eindeutigkeit aller Personen zu erzielen (jede Person gibt es nur ein Mal, aber mehrere Personen könnten auch identische Namen haben), habe ich ihnen nachträglich eindeutige IDs verpasst. Die IDs habe ich automatisch über Gedcom mit Excel erzeugt. Aber dazu muss man sich schon mit Excel gut auskennen. Grundsätzlich würde es ja schon reichen, nur namensgleiche Personen im einen selbst definierten Zusatzfeld manuell zu nummerieren.

Word als Ablage für die vielen personenbezogen Daten halte ich für sehr gut. Ich würde aber nicht für jede Person ein eigenes Dokument erstellen, sondern Sammeldokumente. Z.B. alle Müller in ein Dokument packen und jede Person mit einer neuen Seite beginnen. Der Vorteil: so kann man innerhalb des Dokumentes nach den Personen suchen und die Zahl der Dokumente wird erheblich geringer.

Die Länge von 255 möglichen Zeichen für Dateinamen incl. der Ordnerstruktur sollte eigentlich reichen, und so könnte man z.B. einen Ordner GebUrk anlegen und dort alle Geburtsurkunden ablegen. Namen der Dateien dann z.B. GU_Name_Vorname und ggf. ergänzen, um Eindeutigkeit zu erzielen. Wichtig: keine Leerzeichen im Dateinamen, um sich alle Möglichkeiten offen zu halten!

Ob man eine tiefe Struktur (Unterordner ...) oder eine breite Struktur wählt (alle Ordner in einer Ebene), ist Geschmacksache. Ich bevorzuge eine breite Struktur mit selbsterklärenden Namen. Wichtig: erst die Ordnerstruktur ausklügeln und die Nomenklatur der Dateinamen festlegen, bevor man sie für andere Zwecke nutzt. Im Word-Dokument könnte man dann z.B. den Verweis auf die Geburtsurkunde jeweils als Link einfügen und so das Dokument aufrufen.

Die Umstellung ist definitiv eine Mammutaufgabe. Ich selbst habe für einen Bruchteil fast ein Jahr benötigt, allerdings habe ich auch family und nicht jeden Tag stundenlang daran gearbeitet.

LG
Lothar

[Ritterrath]

Mmhh bin nach dem Lesen der Beiträge genauso schlau wie vorher

[Karla Hari]

hola,


die Dateien haben ja meist einen Namen, wenn man sie irgendwo heruntergeladen hat. Daran kann man meist erkennen, von wo sie stammen (bei ancestry steht z.B. hinten die Bildnummer). Dann ergänzt du vorn den Typ, Familienname, Vorname und Jahr. Bei Typ nimmst du die Standesamtlichen Typen A-Geburt, B-Hochzeit, C-Sterbe, und z.B. X-Sonstiges
A-Schulze_Otto-Wilhelm_1897_48189_prep600^000158-00241.jpg
wäre dann die Geburt eines Otto Wilhelm Schulze im Jahre 1897 von Ancestry mit Bildnummer 241(ist nur fiktiv).
Wenn du dann die Geburtsurkunde von Schulz, Otto Wilhelm suchst, benutzt du einfach die Suchfunktion deines Betriebssystems. Auch wenn du nur den Namen eingibst, erhälst du eine überschaubare Auswahl, in der du leicht das richtige Dokument findest.
Kannst natürlich anders ordnen, z.B. das Jahr ganz vorne, dann kannst du über sortieren alles in eine zeitliche Ordnung bringen.
Musst halt selbst entscheiden, was dir wichtig ist.
Kannst auch in deiner Excel-Liste Spalten für dazugehörige Dokumente anlegen. Dort schreibst du dann die Dateinamen rein. Wenn du den Dateinamen kennst, findet dein Betriebssystem auch ganz leicht die Datei, solange du sie nicht gelöscht hast.


PS: wie verwaltest/findest du deine Digitalfotos? Sag jetzt nicht, du hast keine.

[Gudrid]

Ich scanne sämtliche Fotos und Dokumente und lade sie bei Ahnenblatt 3.17 bei dem betreffenden Ahnen unter Medien hoch.

[Garfield]

Mmhh bin nach dem Lesen der Beiträge genauso schlau wie vorher

Hallo
Was genau ist dir denn noch nicht klar? Haben dir die verlinkten ähnlichen Themen auch nicht geholfen?

[Ginsemer]

Ja, ich habe jetzt auch auf Ahnenblatt 3.17 umgestellt und ordne alle Dokumente den jeweiligen Personen zu.
Die Dokumente habe ich alle umbenannt und zusätzlich in einer Excel-Liste gesammelt.
Für den Dateinamen habe ich mir einen Schlüssel ausgedacht.
So steht "GEB-1920-001" beispielsweise für ein Dokument einer Geburt im Jahr 1920. Sollte eine weitere Person 1920 geboren sein, so heißt die Datei GEB-1920-002
Neben GEB für Geburt gibt es noch TAU für Taufe, EHE für Trauung und TOD für Sterbedokumente, sowie DOK für sonstige Dokumente.

[Genialoge]

Hallo beisammen,
...
Ich hatte die Idee, jeder Person eine eindeutige Nummer zu vergeben, unter der ich dann die Dokumente zuweisen kann. Leider ist mir kein sinnvolles Nummernschema eingefallen, da es ja beliebig viele Linien gibt.
...

Hallo Mario,

ich habe vor einigen Jahren meinen Personen auch interne Nummern zugewiesen, weil ich zu den Linien meiner Frau von einem professionellen Saarländer eine dicke Publikation erworben habe, in der sehr viele Personen mit absolut identischen Namen waren. Um den Überblick nicht zu verlieren, halte ich das daher durchaus für sinnvoll.

Die Herausforderung ist, eindeutige Nummern zu vergeben und doppelte Einträge zu vermeiden. Wenn man z.B.mit Excel gut klar kommt, lässt sich das (ohne eine Symptomatik) automatisiert lösen. Datenbank z.B. als Gedcom exportieren und in Excel einfügen. Dann sortieren nach Name, alle anderen Zeilen löschen und in einer separaten Spalte die Nummern erzeugen. Fertig ist die Liste mit allen Namen und Nummern. Man könnte die Nummern auch so erzeugen, dass man sie über das Gedcom-Format wieder mit seinem Ahnenprogramm öffnen kann.

Dumm ist nur, dass man dann im Grunde zweigleisig fahren muss. Erst Person in Excel erfassen und Nummer vergeben, und dann mit Nummer im Ahnenprogramm erfassen.

Mit meinem Ahnenprogramm fahre ich auch zweigleisig. Einmal nur alle Vorfahren, die in meinen Baum gehören, und in einer separaten DB alle Personen, die ich gefunden habe, aber noch nicht anbinden konnte.
Wichtig: Die Nummern für die Personen in beiden DBs müssen eindeutig sein und gemeinsam z.B. in einer (einzigen) Excelliste geführt werden.

Ein ableitbares Schema braucht es dabei eigentlich nicht. Ich habe als Schema "Pxxxxx" verwendet (alle 6-stellig), beginnend bei P00001 (für mich natürlich). So lässt sich das z.B. im Explorer besser sortieren. Diese Nummer habe ich den Dateinamen für Dokumente dann vorangestellt,
also z.B. P00236 GebUrk Peter Müller ...

Mit der Explorersuche findest Du dann alle Peter, alle Müller, alle GebUrk ...

LG
Lothar

[offer]

Hallo!

Ich möchte euch kurz meinen (wohl eher unprofessionellen) Weg zur Dokumentenverwaltung darstellen.

Ich nutze zur Erfassung der Personen ein Genealogieprogramm. Damit erhält jede Person eine eindeutige ID.
Mit dem Programm erfasse ich sämtlich Daten (Geburt/Heirat/Tod usw.).
Die Dokumente zu den jeweiligen Ereignissen werden in separaten Ordnern auf dem Rechner als Grafikdatei abgelegt.
Die Ordnerstruktur sieht folgendermaßen aus:
Wurzelverzeichnis/_Dokumente/Region/(KB/StA)Ort/(G/H/T)/
Wurzelverzeichnis/_Dokumente/Region/Sonstiges/
Wurzelverzeichnis/_Dokumente/Region/Zeitungsausschnitte/

Bei Ort ist der Ort der Kirche, des Standesamtes oder der Aufbewahrungsort des Originaldokuments benutzt.

Zur Verwaltung der Dokumente habe ich mir ein eigenes Programm geschrieben, daß natürlich nur meine Bedürfnisse an ein solches Programm befriedigt.
Im Anhang ist ein Screenshot davon zu sehen.
Das Programm überwacht die zugrundeliegende GEDCOM-Datei auf Veränderungen und liest diese neu ein.
Ich gebe hier in den sechs Eingabe- und Anzeigefeldern die Dateinamen der Dokumente für Geburt/Heirat/Tod getrennt nach Kirche/Standesamt.
Für andere Dokumente wie auch z.B. für weitere Heiraten einer Person kann ein Extraeingabefeld eingeblendet werden.
In der Liste sind Spalten für G/H/T/D an Hand derer man sofort sieht, ob und welcher Art an Dokumenten für eine Person vorliegen.
Mit entsprechend zugeordneten Bedienknöpfen können die Dokumente einer Person sofort aufgerufen werden.

Darüber hinaus kann mit
"F" die einem Dokument zugordnete Person gesucht werden
"U" vorhandene aber nicht einer Person zugeordnete Dokumente gefunden werden
"D" fehlende Dokumente gesucht werden, bei denen ein Dokument eingetragen, aber nicht in der Dokumentenablage vorhanden ist
"G"/"H"/"T" Listen von Personen erstellt werden, für die keine entsprechenden Dokumente vorhanden sind
"Lupe" Personen zu einem bestimmten Datum und Ereignis suchen (Geburt/Taufe/Heirat/Tod/Beerdigung)
"?" Dokumente suchen, die im Dateinamen gesondert gekennzeichnet sind, weil sie noch einer genaueren Überprüfung bedürfen
"C" Zählen der Dokumente
"oo" Erstellen einer Liste aller Trauungen sortiert nach Orten
" " Erstellen einer Liste aller Personen ohne Dokumente
"G" Anzeigen der GEDCOM-Tags einer Person
"N" Suchen nach Familienname
"ID" Suchen nach ID
"P" Springen zum/zu einem Partner der aktuellen Person
"V" Springen zum Vater der aktuellen Person
"M" Springen zur Mutter der aktuellen Person
"K" Erstellen einer Auswahlliste der Kinder der aktuellen Person
"<" Zurückspringen zur vorigen aktuellen Person

[Andrea1984]

Hallo allerseits.

Ich arbeite mit folgenden Optionen:

- Stammbäume mit Nummern in Word und Ahnenblatt

- Quellenangaben, Taufeinträge etc. in Excel


Sehr übersichtlich, jedenfalls für mich.

Herzliche Grüße

Andrea

[sonki]

Und damit es nicht langweilig wird, noch ne andere Methode:

Im Ahnenverwaltungsprogramm verlinke ich überhaupt keine Dokumente - nervt nur, nachträgliche Änderungen sind fummelig.

In meiner Ordnerstruktur habe ich ein Dokumentenordner. Dort gibt es Unterordner für jeden Typ, also KB_Taufen, KB_Heiraten, STA_Geburten usw.
In diesen Ordnern kommen dann ohne weitere Unterteilungen alle Dokumente nach einem Namensschema wie z.b.:
Taufe_<Jahreszahl>_<Vorname>_<Nachname>_KB_<Ort> .jpg
Heirat_<Jahreszahl>_<Bräutigam>_<Braut>_STA_<Ort> .jpg

Durch das Namensschema habe ich eine Sortierung nach Jahreszahlen und finde so sehr schnell die gesuchten Dokumente.

So kann ich ein einzelnes Bild aus dem Ordner nehmen und per Email verschicken und allein am Dateinamen kann man im Idealfall schon erkennen, worum und um wen es geht. Gibt es in einem Jahr bspw. mehrere Taufen gleichnamiger Kinder (Vor-/Nachname) & auch noch am gleichen Ort dann bekommen die Dateinamen halt ein "_<Zahl>" Suffix. Sollte es vorkommen, das Dateinamen z.b. bei Heiraten zu lang werden, kürze ich die Personennamen einfach ab.

Persönlich komme ich damit sehr gut klar. Es ist zwar mehr Aufwand beim Raussuchen, als wenn man die Dokumente im Ahnenprogramm mit den Ereignisen verknüpft, aber wie oft schaue ich mir die Unterlagen nach einer Auswertung an? Nicht so oft...

Fehlen mir noch Unterlagen zu Ereignissen, sei es dass es keine mehr gibt oder ich sie noch suchen muss, bekommt das Ereignis eine Notiz mit bestimmten Flags (in Gramps geht das leicht) und so kann ich mir jederzeit noch offene Punkte filtern.

Aber man merkt ja bei den paar Antworten bereits, das jedeR ein eigenes System hat. Es lebe die Vielfalt

[Genialoge]

...
Im Ahnenverwaltungsprogramm verlinke ich überhaupt keine Dokumente - nervt nur, nachträgliche Änderungen sind fummelig.
...

Hallo,
genauso sehe ich das auch. Das Ahnenverwaltungsprogramm verwende ich primär, um die Beziehungen der Personen zueinander zu dokumentieren, und nicht als Dokumentenverwaltungsprogramm.
LG
Lothar