Ablagesystem Papierunterlagen

[Karen]

System zur Dokumentenablage

Hallo zusammen,

ich weiß, dieses Thema gab es schon öfter. Aber so richtig zufrieden bin ich mit den gefundenen Antworten noch nicht. Daher bitte ich die Forscher, die wirklich schon viele Dokumente zu vielen verschiedenen Vorfahren und deren Nachkommen gesammelt haben um Antwort. Welches Ablagesystem nutzt ihr?

Zur Zeit tendiere ich dazu mein System (nach Kekulé) zu ändern und alles einfach alphabetisch zu sortieren (FN, Vorname). Heiratsurkunden würde ich beim Ehemann einsortieren und ggf. einen Querverweis bei der Ehefrau anzubringen. Hat jemand damit Erfahrung gemacht und wenn ja, welche? Was spricht dafür, was dagegen?

Ich möchte auf einen zusätzlichen Aufbau einer individuellen Ordnungsnummer (REFN) verzichten, weil dadurch immer wieder eine zusätzliche Tabelle zum Suchen notwendig würde und diese ergänzt werden müsste, wenn neue Personen hinzu kommen.

Mir geht es bei einer Antwort nicht um das Archivieren, sondern nur um das Ablagesystem.

Viele Grüße
Karen

[lizzy]

Hallo Karen,

ich habe für mich mein System gefunden.

Ich habe folgende Ordner:

1.Standesamt, Geburtsurkunden
2.Standesamt, Heiratsurkunden
3.Standesamt, Sterbeurkunden
4.sonstiges...das heißt: Originalurkunden anderer Art. Taufscheine, Verträge, Bürgerbriefe und ähnliches.

5.Archiv, Geburtsurkunden
6.Archiv, Heiratsurkunden
7.Archiv, Sterbeurkunden
8.sonstiges....das heißt: Kopien aller anderen Dokumente die ich im Archiv gefunden habe.

9.Kirchenbucheinträge, meine Fotos, oder Abschriften. Briefe aus Pfarrein

10.Sterbeanzeigen, Zeitungsausschnitte

Die jeweiligen Ordner sind alphabetisch sortiert und mit einem Namensregister versehen.

In meinem Ahnenprogramm mache ich kleine Anmerkungen zu den einzelnen Dokumenten. In etwa so, wie du es oben beschrieben hast. Querverweise zu den Ehepartnern, oder wo abgelegt.

Bisher habe ich mich so ganz gut in meinen Dokumenten zurechtgefunden. Allerdings habe ich auch eine Mappe mit *ich muß noch den passenden Ordner finden*. So eine vorläufige Großablage

Liebe Grüße
Lizzy

[Mats]

Die Sortierung nach Kekule war mir zu umständlich. Die ersten Generationen kann man ja noch überblicken, aber irgendwann wirds kompliziert. Also bin ich auch auf eine alphabetische Ablage umgeschwenkt. Ich hab auch einige Unterlagen zu Personen, die nicht in meiner direkten Linie sind, da wusste ich nie, wohin damit. Außerdem hat mich die elendige Blätterei genervt.

Ich mach es genauso, wie Du beschrieben hast. Zusätzlich hab ich jedes Dokument gescannt, nach gleichem Muster auf dem PC gespeichert und die Datei mit der Person im Programm verknüpft. Außerdem hab ich jedes Dokument in eine Textform gebracht, die hoffentlich auch noch künftige Generationen lesen können (man kann ja nie wissen ... , nicht das in 100 Jahren nochmal einer von vorn anfängt zu rätseln).

[emma2412]

Hallo!

Da wird es wohl soviele Systeme wie Ahnenforscher geben
Aber ich verstehe schon, du sucht Anregungen, dass ist immer gut. Mein System ist langsam mit gewachsen, am Anfang wusste ich auch nicht wie ich das am besten mache. Heute bin ich ganz zufrieden damit.

Ich selbst habe Ordner. Zuerst habe ich mich für vier Farben entschieden und jedem meiner Großeltern eine Farbe zugeordnet. Der eine Zweig hat so erst zwei Ordner, der andere schon 11 Stück.

Für jede Generation habe ich ein großes (Din A4) Kartontrennblatt und dieses mit der Generationsnummer (3=Großeltern, 4=Urgroßeltern) etc. beschriftet.

Innerhalb jeder Generation habe ich dann mit diesen schmalen Trennblättern die einzelnen Personen getrennt. Die direkten Vorfahren haben da immer einen grünen Trennstreifen und jedes Geschwister bekommt einen weißen Trennstreifen.

Diese Trennstreifen beschrifte ich dann hochkant mit dem Namen und der Nummer, welche ich auf im Ahnenforschungsprogramm verwendete.
zB 4-8 ist mein Urgroßvater väterlicherseits: 4=Generation, 8=Kekule;
4-8a ist dann ein Geschwister meines Urgroßvaters, ebenso 4-8b, 4-8c etc.
Unter 4-8a-f fasse ich dann alles zusammen,w as ich zur Geschwisterfamilie noch interessantes finde, zB zu der Familie des Ehepartners.
4-9 ist meine Urgroßmutter mütterlicherseits.
Eigentlich ganz einfach

Darin sammle ich dann erst mal die Transkriptionen von Tauf-, Trauungs- und Sterbebucheintrag, Urkunden so vorhanden (bei uns gibt es die erst ab 1938), Zeugnisse etc.

Alle Dokumente sind auch digitalisiert.

Wichtig finde ich generell, dass man digital und beim Papierkram die gleichen Nummern verwendet. Ich habe so mit einem Handgriff immer sofort den richtigen Ordner und dort die gesuchte Person zur Hand.

Für die Fotos habe ich noch kein System. Da bin ich selbst noch nicht sicher. Ich habe meine Originale und die dann eingescannt und verknüpft. Dann habe ich Scans von ausgeliehenen alten Bildern. Die muss ich mir unbedingt alle mal ausarbeiten lassen. Viele Fotos zeigen ja mehrere Personen, ganz viele kann ich leider gar nicht mehr zuordnen. Fotos sind mein großes Problem

Viel Erfolg!

[Ursula]

Hallo,

ich hab mir auch ein eigenes System erfunden, denn als ich mit der Forschung begann, wusste ich nichts von Kekulé.


Jede Generation hat einen Buchstaben. Wobei A meine Eltern sind. Mit ihnen beginnt der Ordner. Die nächste Generation bekommt B usw.
A1 ist mein Vater, A2 meine Mutter. B1 der Vater meines Vaters, B2 die Mutter, B3 der Vater meiner Mutter, B4 ihre Mutter.
Und so geht das in jeder Generation. Die Buchstaben-Zahlen-Kombination ergibt sich von selbst. Männer haben immer ungerade Zahlen, Frauen gerade.

So lege ich auch ab, fortlaufend, beginnend in jedem Buchstaben bei 1, mit Trennblättern zwischen den Generationen.

Bei den jeweiligen Elternpaaren werden auch die Kinder in der Reihenfolge ihrer Geburt abgelegt. Weitere Nachkommen wiederum bei den Kindern bei diesem Ursprungspaar. Diese Kinder und weiteren Nachkommen haben keine Nummern o.ä.
Nur dasjenige, das die Linie fortführt, hat natürlich einen eigenen Buchstaben und ist eine eigene Familie.

Alles was ich zu der jeweiligen Familie habe, also die Fotos von den KB-Einträgen, Unterlagen aus Archiven, Urkunden etc. lege ich auch dort ab.

Desweiteren habe ich mir ein Register angelgt, in dem alle Personen stehen, die in den Ordnern zu finden sind und zu welcher Familie sie gehören. Auch die 2., 3. Ehepartner und evtl. deren Eltern.

Also z.B. Emil Müller, der Ehemann der Anna Maier, Urenkelin von D3, Enkelin v. Johannes, Tochter d. Maria.
(soll heißen: Anna Maier und ihr Mann sind zu finden im Buchstaben D3, dort bei dessen Sohn Johannes, dort bei dessen Tochter Maria, deren Tochter besagte Anna Maier ist).

So finde ich blitzschnell im Ordner den Emil Müller.


Vielleicht verstehe das nur ich ;-)

Aber so ist das wohl bei jedem. Was ich kompliziert finde, ist für einen anderen das einfachste von der Welt, und auch umkehrt


Liebe Grüße
Uschi

[Karen]

Hallo zusammen,

interessant zu sehen, wie ihr es macht.

Offenbar hat wirklich jeder so sein eigenes System und es ist tatsächlich für den einen ganz einfach, was für den anderen viel zu kompliziert erscheint. Ich bin bislang mit meinem Kekulé-System immer gut zurecht gekommen. Aber dieses System habe ich einst zum ablegen der Forschungsergebnisse zu meinen eigenen Vorfahren genutzt. Nun forsche ich verstärkt auch nach den väterlichen Vorfahren meiner Kinder. Und da müsste ich nun entweder wieder dieselben Kekulé-Nummern vergeben bzw. alles verdoppeln oder mit Buchstaben versehen, extra Listen anfertigen oder den PC anschmeißen. Das ist mir alles viel zu umständlich.

Am einfachsten scheint für mich nun die alphabetische Ablage der Urkunden aller Linien in einem Register.

Viele Grüße
Karen

[Ursula]

Hallo Karen,

ich hab ja auch 4 Familien zu erforschen. Ich benutze bei allen das gleiche System der Buchstaben-Zahlen-Folge. Damit ich weiß, zu welcher Familie einer gehört (Mutter, Vater, Schwiegermutter, Schwiegervater) bekommt jeder noch das Initial des Nachnamens angehängt.

Als könnte, hieße meine Schwiegermutter Müller, das so aussehen: B2M ist die Mutter meiner Schwiegermutter.

Oder, hieße mein Schwiegervater Wieland, wäre sein Vater B1W, seine Großmutter C2W usw.

M ist die Müller-Familie
W ist die Wieland-Familie.

(die Namen sind frei erfunden)



Viele Grüße
Uschi