#11  
Alt 24.11.2020, 14:57
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Zitat von Ginsemer Beitrag anzeigen
Hallo beisammen,
...
Ich hatte die Idee, jeder Person eine eindeutige Nummer zu vergeben, unter der ich dann die Dokumente zuweisen kann. Leider ist mir kein sinnvolles Nummernschema eingefallen, da es ja beliebig viele Linien gibt.
...
Hallo Mario,

ich habe vor einigen Jahren meinen Personen auch interne Nummern zugewiesen, weil ich zu den Linien meiner Frau von einem professionellen Saarländer eine dicke Publikation erworben habe, in der sehr viele Personen mit absolut identischen Namen waren. Um den Überblick nicht zu verlieren, halte ich das daher durchaus für sinnvoll.

Die Herausforderung ist, eindeutige Nummern zu vergeben und doppelte Einträge zu vermeiden. Wenn man z.B.mit Excel gut klar kommt, lässt sich das (ohne eine Symptomatik) automatisiert lösen. Datenbank z.B. als Gedcom exportieren und in Excel einfügen. Dann sortieren nach Name, alle anderen Zeilen löschen und in einer separaten Spalte die Nummern erzeugen. Fertig ist die Liste mit allen Namen und Nummern. Man könnte die Nummern auch so erzeugen, dass man sie über das Gedcom-Format wieder mit seinem Ahnenprogramm öffnen kann.

Dumm ist nur, dass man dann im Grunde zweigleisig fahren muss. Erst Person in Excel erfassen und Nummer vergeben, und dann mit Nummer im Ahnenprogramm erfassen.

Mit meinem Ahnenprogramm fahre ich auch zweigleisig. Einmal nur alle Vorfahren, die in meinen Baum gehören, und in einer separaten DB alle Personen, die ich gefunden habe, aber noch nicht anbinden konnte.
Wichtig: Die Nummern für die Personen in beiden DBs müssen eindeutig sein und gemeinsam z.B. in einer (einzigen) Excelliste geführt werden.

Ein ableitbares Schema braucht es dabei eigentlich nicht. Ich habe als Schema "Pxxxxx" verwendet (alle 6-stellig), beginnend bei P00001 (für mich natürlich). So lässt sich das z.B. im Explorer besser sortieren. Diese Nummer habe ich den Dateinamen für Dokumente dann vorangestellt,
also z.B. P00236 GebUrk Peter Müller ...

Mit der Explorersuche findest Du dann alle Peter, alle Müller, alle GebUrk ...

LG
Lothar
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  #12  
Alt 25.11.2020, 11:16
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Hallo!

Ich möchte euch kurz meinen (wohl eher unprofessionellen) Weg zur Dokumentenverwaltung darstellen.

Ich nutze zur Erfassung der Personen ein Genealogieprogramm. Damit erhält jede Person eine eindeutige ID.
Mit dem Programm erfasse ich sämtlich Daten (Geburt/Heirat/Tod usw.).
Die Dokumente zu den jeweiligen Ereignissen werden in separaten Ordnern auf dem Rechner als Grafikdatei abgelegt.
Die Ordnerstruktur sieht folgendermaßen aus:
Wurzelverzeichnis/_Dokumente/Region/(KB/StA)Ort/(G/H/T)/
Wurzelverzeichnis/_Dokumente/Region/Sonstiges/
Wurzelverzeichnis/_Dokumente/Region/Zeitungsausschnitte/

Bei Ort ist der Ort der Kirche, des Standesamtes oder der Aufbewahrungsort des Originaldokuments benutzt.

Zur Verwaltung der Dokumente habe ich mir ein eigenes Programm geschrieben, daß natürlich nur meine Bedürfnisse an ein solches Programm befriedigt.
Im Anhang ist ein Screenshot davon zu sehen.
Das Programm überwacht die zugrundeliegende GEDCOM-Datei auf Veränderungen und liest diese neu ein.
Ich gebe hier in den sechs Eingabe- und Anzeigefeldern die Dateinamen der Dokumente für Geburt/Heirat/Tod getrennt nach Kirche/Standesamt.
Für andere Dokumente wie auch z.B. für weitere Heiraten einer Person kann ein Extraeingabefeld eingeblendet werden.
In der Liste sind Spalten für G/H/T/D an Hand derer man sofort sieht, ob und welcher Art an Dokumenten für eine Person vorliegen.
Mit entsprechend zugeordneten Bedienknöpfen können die Dokumente einer Person sofort aufgerufen werden.

Darüber hinaus kann mit
"F" die einem Dokument zugordnete Person gesucht werden
"U" vorhandene aber nicht einer Person zugeordnete Dokumente gefunden werden
"D" fehlende Dokumente gesucht werden, bei denen ein Dokument eingetragen, aber nicht in der Dokumentenablage vorhanden ist
"G"/"H"/"T" Listen von Personen erstellt werden, für die keine entsprechenden Dokumente vorhanden sind
"Lupe" Personen zu einem bestimmten Datum und Ereignis suchen (Geburt/Taufe/Heirat/Tod/Beerdigung)
"?" Dokumente suchen, die im Dateinamen gesondert gekennzeichnet sind, weil sie noch einer genaueren Überprüfung bedürfen
"C" Zählen der Dokumente
"oo" Erstellen einer Liste aller Trauungen sortiert nach Orten
" " Erstellen einer Liste aller Personen ohne Dokumente
"G" Anzeigen der GEDCOM-Tags einer Person
"N" Suchen nach Familienname
"ID" Suchen nach ID
"P" Springen zum/zu einem Partner der aktuellen Person
"V" Springen zum Vater der aktuellen Person
"M" Springen zur Mutter der aktuellen Person
"K" Erstellen einer Auswahlliste der Kinder der aktuellen Person
"<" Zurückspringen zur vorigen aktuellen Person
Angehängte Grafiken
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  #13  
Alt 25.11.2020, 17:49
Andrea1984 Andrea1984 ist offline weiblich
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Hallo allerseits.

Ich arbeite mit folgenden Optionen:

- Stammbäume mit Nummern in Word und Ahnenblatt

- Quellenangaben, Taufeinträge etc. in Excel


Sehr übersichtlich, jedenfalls für mich.

Herzliche Grüße

Andrea
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  #14  
Alt 25.11.2020, 21:37
sonki sonki ist offline
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Und damit es nicht langweilig wird, noch ne andere Methode:

Im Ahnenverwaltungsprogramm verlinke ich überhaupt keine Dokumente - nervt nur, nachträgliche Änderungen sind fummelig.

In meiner Ordnerstruktur habe ich ein Dokumentenordner. Dort gibt es Unterordner für jeden Typ, also KB_Taufen, KB_Heiraten, STA_Geburten usw.
In diesen Ordnern kommen dann ohne weitere Unterteilungen alle Dokumente nach einem Namensschema wie z.b.:
Taufe_<Jahreszahl>_<Vorname>_<Nachname>_KB_<Ort> .jpg
Heirat_<Jahreszahl>_<Bräutigam>_<Braut>_STA_<Ort> .jpg

Durch das Namensschema habe ich eine Sortierung nach Jahreszahlen und finde so sehr schnell die gesuchten Dokumente.

So kann ich ein einzelnes Bild aus dem Ordner nehmen und per Email verschicken und allein am Dateinamen kann man im Idealfall schon erkennen, worum und um wen es geht. Gibt es in einem Jahr bspw. mehrere Taufen gleichnamiger Kinder (Vor-/Nachname) & auch noch am gleichen Ort dann bekommen die Dateinamen halt ein "_<Zahl>" Suffix. Sollte es vorkommen, das Dateinamen z.b. bei Heiraten zu lang werden, kürze ich die Personennamen einfach ab.

Persönlich komme ich damit sehr gut klar. Es ist zwar mehr Aufwand beim Raussuchen, als wenn man die Dokumente im Ahnenprogramm mit den Ereignisen verknüpft, aber wie oft schaue ich mir die Unterlagen nach einer Auswertung an? Nicht so oft...

Fehlen mir noch Unterlagen zu Ereignissen, sei es dass es keine mehr gibt oder ich sie noch suchen muss, bekommt das Ereignis eine Notiz mit bestimmten Flags (in Gramps geht das leicht) und so kann ich mir jederzeit noch offene Punkte filtern.

Aber man merkt ja bei den paar Antworten bereits, das jedeR ein eigenes System hat. Es lebe die Vielfalt

Geändert von sonki (26.11.2020 um 00:21 Uhr)
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  #15  
Alt 26.11.2020, 19:06
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Zitat:
Zitat von sonki Beitrag anzeigen
...
Im Ahnenverwaltungsprogramm verlinke ich überhaupt keine Dokumente - nervt nur, nachträgliche Änderungen sind fummelig.
...
Hallo,
genauso sehe ich das auch. Das Ahnenverwaltungsprogramm verwende ich primär, um die Beziehungen der Personen zueinander zu dokumentieren, und nicht als Dokumentenverwaltungsprogramm.
LG
Lothar
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  #16  
Alt 27.11.2020, 13:51
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Balle Balle ist offline männlich
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In meinem Ahnenverwaltungsprogramm gibt es die Möglichkeit den Ereignissen Quellen zuzuordnen. Das wird wohl bei fast allen Programmen so sein.
In meinem Quellverzeichnis habe ich die Quelle "Eigene Kopien" erstellt. Und jeder Beleg bekommt eine fortlaufende Nummer die ich eintrage.
Und mit dieser fortlaufenden Nummer kann es abgeheftet werden, egal zu welcher Familie es gehört.
Wenn der Ordner gefüllt ist, dann kommt ein neuer Ordner usw.
Alles ist fortlaufend und nichts muß irgendwo eingeordnet werden. Ordner 1 Kopie 1 bis 517, Ordner 2 Kopie 518 bis 1004.....usw
Und wenn ich etwas suche, dann werde ich das ohne meine erfassten Daten zu betrachten wohl sowieso nie tun, alles findet sich dann.
Mit Ausdruck der Quellen habe ich sogar eine mitgedruckte Übersicht im Familienbericht.
Und da ich zum Ereignis mehrere Quellen eingeben kann erscheint die Primärquelle auch.
Nichts muß Vor- oder Zwischengeheftet werden. Wer es etwas übersichtlicher möchte kann es differenzieren indem er z.B. "Eigene Kopien Sachsen" oder sogar ortsbezogen z.B."Eigene Kopien Zittau" anlegt und jeweils fortlaufend nummeriert. Das funktioniert digital und mit Printausdrucken, mit virtuellen und realen Ordnern.
Und man kann sofort mit den aktuellen Belegen anfangen und andere später nacherfassen, eine Reihenfolge ist egal, nur die fortlaufende Ordnungsnummer führt zum Beleg.
__________________
Lieber Gruß
Manfred


Gesucht: Herkunft von Johann Christoph Bresel (Brösel, Prehel, Brahel),
ehem. Dragoner im Churfürstlich Sächsischem ehemaligen Herzog Churländischen Regiment Chevaux Legers in Zittau.
Eheschließung 1781 in Zittau
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  #17  
Alt 27.11.2020, 16:41
sonki sonki ist offline
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Das Problem mit einer fortlaufenden Nummerierung ist, das bei Verlust der Übersichtsliste nicht mehr erkennbar ist, um was für ein Dokument es sich handelt. Wenn wir da von hunderten oder tausenden Dokumenten reden, muss man bei einem Datengau (also die Liste geht verloren) alles neu "indizieren".
(Mir wäre das zu riskant - wäre nicht das erste mal das ich blöderweise den falschen Ordner auf dem PC gelöscht habe oder das ein wichtiges Papierstück doch mal fälschlicherweise im Papierkorb gelandet ist)

Geändert von sonki (27.11.2020 um 16:44 Uhr)
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  #18  
Alt 27.11.2020, 18:18
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Zitat:
Zitat von sonki Beitrag anzeigen
Das Problem mit einer fortlaufenden Nummerierung ist, das bei Verlust der Übersichtsliste nicht mehr erkennbar ist, um was für ein Dokument es sich handelt. Wenn wir da von hunderten oder tausenden Dokumenten reden, muss man bei einem Datengau (also die Liste geht verloren) alles neu "indizieren".
(Mir wäre das zu riskant - wäre nicht das erste mal das ich blöderweise den falschen Ordner auf dem PC gelöscht habe oder das ein wichtiges Papierstück doch mal fälschlicherweise im Papierkorb gelandet ist)
Hallo sonki
Wenn du von sowas ausgehst, müsstest du aber genauso auch davon ausgehen, dass es einen Datengau mit deinen Dokumenten geben könnte.
Daten regelmässig und an mehreren Orten zu sichern sollte eine absolute Grundkenntnis eines jeden Ahnenforschers sein. Unabhängig davon, welche Daten!

Was ich übrigens hier nochmal erwähnen möchte: Was auch immer man sich für ein System überlegt, mit dem man arbeiten möchte - wenn man davon ausgeht oder sich erhofft, dass mal jemand anderes mit den Daten weiterarbeitet (Verwandte, Archive, andere Forscher), dann sollte man unbedingt in einem Dokument erklären, wie das eigene Ordnungssystem funktioniert. Wie sind die Dokumente abgelegt? Arbeitet man mit Farb- oder Zahlcodierungen, wo findet sich der Schlüssel dazu? Hat man ToDo-Listen und wie sind die abgelegt? usw.
Die beste Dokumentenverwaltung nützt nichts, wenn nur eine einzige Person sie versteht.
Ich habe mir daher einfache .txt-Dateien in den wichtigen Ordnern bei der Ahnenforschung angelegt, in denen ich erkläre, was dort für Dokumente drin sind, wie die Dateinamen dort funktionieren, wie das Ordnungssystem dort funktioniert oder wie allfällige ToDo-Listen funktionieren. Und natürlich, wie mein Genealogie-Programm grob funktioniert und wie ich dort mit der Farbcodierung arbeite.
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  #19  
Alt 27.11.2020, 23:35
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Das Problem mit einer fortlaufenden Nummerierung ist, das bei Verlust der Übersichtsliste nicht mehr erkennbar ist, um was für ein Dokument es sich handelt. Wenn wir da von hunderten oder tausenden Dokumenten reden, muss man bei einem Datengau (also die Liste geht verloren) alles neu "indizieren".

Eine ausgedruckte oder gespeicherte Liste mit Quellenangabe reicht doch aus. Da steht es dann drin.
Im übrigen beschrifte ich meine Belege natürlich rückseitig mit den relevanten Personendaten UND der lfd Nr.
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Lieber Gruß
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