Systematische Aufbewahrung der eigenen Unterlagen

[Ditthardt]

Hallo allerseits.

Im Zuge meiner Familienforschung haben sich inzwischen haufenweise Kopien von Dokumenten - digital wie auch materiell - bei mir angesammelt. Die systematische Archivierung fängt nun langsam an, mir Probleme zu bereiten. Grundbücher, Familienchroniken und kleinere Sachen habe ich in Aktenordnern abgelegt und danach beschriftet. Das bietet mir persönlich bisher einen guten und übersichtlichen Zugang. Probleme bereiten mir inzwischen aber die Kirchenbucheinträge. Da ich versuche, jeden mir unterkommenden Eintrag abzulichten und damit mein eigenes, kleines Familienarchiv aufzubauen, kommt da früher oder später jede Menge Papierkram zusammen. Falls ihr das auch so handhabt, würde ich gerne wissen, mit welchem System ihre eure Kirchenbucheinträge archiviert (sowohl ditigal wie auch materiell; nach Kirchspielen, Kekulé-Nr., Familiennamen etc.) und welche Erfahrungen ihr damit gemacht habt.
Es geht mir darum, schnell wieder an die Einträge heranzukommen. Eine Einbindung in ein Gedcom-System ist für mich dabei nicht zwingend, da das Archiv für sich allein gut zugänglich sein soll.

PS: Ich habe für diese Frage schon die Suchfunktion bemüht, aber aus den hunderten gelisteten Treffern auf die schnelle nichts gefunden. Wenn jemand einen Link zu einem solchen, schon bestehenden Thema posten kann, wäre ich auch sehr dankbar.

[deepblue-rh]

Archivierung

Hallo Ditthardt,

ich handhabe das so, daß ich alle Dokumente einscanne und dann
nach folgendem System ablege:

Die Datei heißt "Familienname Vorname Jahreszahl.xy" und landet im Ordner des jeweiligen Ortes in dem die Person gelebt hat.

Papierarchiv habe ich schon lange aufgegeben.

deepblue-rh

[Catha-Tina]

Hallo Ditthardt,
mit der digitalen Aufbewahrung der KB-Einträge (Scans oder Fotos) handhabe ich das so, dass ich diese zunächst nach Kirchenbüchern getrennt in Ordnern ablege.
Dann gibt es zu jedem Ordner zwei Unterordner, die Einträge einmal sortiert nach Jahreszahl, der andere sortiert nach FN.
Das sieht dann im entsprechenden Ordner so aus, z.B. für eine Taufe:
1778TaufWeberJohann
WeberJohann1778Tauf

So kann ich einmal sehr schnell nach Jahren suche oder eben nach FN.
Ausdrucken tue ich nur wenige, insbesondere nur die von den direkten Vorfahren, die dann bei der entrsprechenden Person im Ordner abgeheftet werden.

Kekulé finde ich in diesem Fall nicht so gut, weil sehr, sehr viele keine Kekulé-Nr. haben, da keine direkten Vorfahren, sondern Geschwister und deren Partner und Kinder, sofern ich sie finde.

[Ditthardt]

Eure digitalen Lösungen finde ich sehr gut und praktikabel. Nur eine Frage dazu: Heiratseiträge werden unter dem Namen des Mannes, der Frau, oder doppelt geführt? Oder gibt es dazu eine einfache Lösung auf die ich nicht komme?

Zu dem Papierkram:
Dieses Archiv für KB-Einträge soll natürlich NUR direkte Vorfahren umfassen. Das allein wird sich wahrscheinlich noch als montröse Aufgabe entpuppen. Wenn ich das wirklich möglichst vollständig machen will, kann ich nicht für jede Person einen Ordner anlegen.

[Catha-Tina]

Eure digitalen Lösungen finde ich sehr gut und praktikabel. Nur eine Frage dazu: Heiratseiträge werden unter dem Namen des Mannes, der Frau, oder doppelt geführt? Oder gibt es dazu eine einfache Lösung auf die ich nicht komme?

Ich nehme immer den Namen des Mann als ersten:
1780TrauWeber_Maier
Weber_Maier1780Trau
Sonst bräuchte ich ja noch 1 oder 2 Kopien...

Zu dem Papierkram:
Dieses Archiv für KB-Einträge soll natürlich NUR direkte Vorfahren umfassen. Das allein wird sich wahrscheinlich noch als montröse Aufgabe entpuppen. Wenn ich das wirklich möglichst vollständig machen will, kann ich nicht für jede Person einen Ordner anlegen.

Ja klar, das kann monströs werden, wenn du jetzt damit anfängst... Ich mache es von Anfang an schon so. Da hält sich die Arbeit in Grenzen. Wenn ich aus dem Archiv komme mit neuen Einträgen (oder online in den KB neue Ahnen gefunden habe), werden diese immer gleich eingearbeitet Und ich nehme dann halt alle. Wenn ich nur die direkten Ahnen nehmen würde, würde ich bei den anderen nicht mehr durchsehen...
Ich brauche halt meine Ordnung als gelernte Bibliothekarin ... Die Ordner sind ja wie Katalogkästen

Ach ja, ich habe nicht für jeden Vorfahren einen Ordner. Ich meinte vielmehr, ablegen im Ordner hinter dem Namen der Person. Dort habe ich sie nach Kekulé-Nummern sortiert.

[Divebalu]

Hallo zusammen,

ich nutze TNG als Programm zur Dokumentation der Ahnenforschung und zur Ablage der Dokumente. Die Scans der Dokumente werden dabei in einer Datenbank gespeichert und bekommen einen Querverweis auf die genannten Personen. So habe ich jedes Dokument nur einmal abgelegt und kann aber in jeder Personenansicht darauf zugreifen.

Schönen Abend noch

Torsten

[Horst3]

Hallo

das aktuelle Heft der Zeitschrift Computergenealogie befasst sich mit dem Schwerpunkt "Genealogischer Nachlass" und dabei auch mit der Archivierung der Forschungsergebnisse.

MfG

[Lauer1974]

Ich habe auch langsam das Problem, das es sich anhäuft, was ich ja nie gedacht hätte. Ich überlege auch schon manchmal unter welchen Namen ich das denn eigentlich ablegen soll. Darüber zermater ich mir dann schon die ganze Zeit das Hirn. Ich habe auch mittlerweile etliches an Aktenordnern stehen. Was ich noch getrennt habe, sind meine Eltern wo Zeugnisse usw. ja gut vorhanden sind. Einscannen tu ich die Sachen zusätzlich auch. Hab auch allerdings eine Urkunde die ist zusammengefaltet auch angekommen und A3 groß, die kriegte ich als Kopie so auch nicht in die Prospekthülle, musste ich dann eben so lassen. Denn ich habe noch nie größere Aktenordner als A4 gesehen.

Gruß Barbara

[Catha-Tina]

Hallo zusammen,

ich nutze TNG als Programm zur Dokumentation der Ahnenforschung und zur Ablage der Dokumente. Die Scans der Dokumente werden dabei in einer Datenbank gespeichert und bekommen einen Querverweis auf die genannten Personen. So habe ich jedes Dokument nur einmal abgelegt und kann aber in jeder Personenansicht darauf zugreifen.

Schönen Abend noch

Torsten

Hallo Torsten,
dass bei TNG eine Datenbank integriert ist, erleichtert die Sache natürlich! Ich habe meine Dateien nicht mehr mit der Gedcom verknüpft (benutze Ages). Da hatte ich schon mal... Aber als ich mal meine Ordner neu sortierte, waren die den einzelnen Personen zugeordneten Scans auch verschwunden, weil der Pfad nicht mehr stimmte Allerdings kann man die Fotos auch direkt in Ages einscannen (habe ich zu spät bemerkt), aber die Arbeit will ich mir jetzt nicht noch machen, weil ich mit meinem System nun doch ganz zufrieden bin.

Ich verweise innerhalb der Quellenverwaltung auf das entsprechende Kirchenbuch und habe auch noch die "Übersetzung" der Einträge als Textauszug abgelegt, aber hier nur die der direkten Ahnen. So habe ich auch die entsprechenden Einträge bei der Person.

@Horst3: Das Heft müsste ich mir mal besorgen ! Danke für den Tipp, man lernt ja nie aus...

[deepblue-rh]

Heiratseintrag

Eure digitalen Lösungen finde ich sehr gut und praktikabel. Nur eine Frage dazu: Heiratseiträge werden unter dem Namen des Mannes, der Frau, oder doppelt geführt? Oder gibt es dazu eine einfache Lösung auf die ich nicht komme?

Hallo Ditthardt,
ich taufe meine gescannten Heiratseinträge wie folgt:

FNMann VNMann oo FNFrau VNFrau Jahr.jpg
Beispiel:

Breuss Josef oo Ludescher Agnes 1709.jpg

Dann kann ich unter Windows nach dem Mann, der Frau der AJhreszahl oder allem suchen..

deepblue-rh

[Hannibal]

Hallo,

ich gebe allen meinen Dokumenten (egal ob KB oder StA) eine Signatur (mit Verweis auf die Person). Diese besteht aus der Quellengattung, Herkunft und fortlaufender Nr. Die gescannten Dokumente werden bei mir als PDF/A abgelegt, damit man diese auch noch in Jahrzehnten öffnen kann.

MFG
Hannibal

[Ditthardt]

Ich habe meine Dateien nicht mehr mit der Gedcom verknüpft (benutze Ages). Da hatte ich schon mal... Aber als ich mal meine Ordner neu sortierte, waren die den einzelnen Personen zugeordneten Scans auch verschwunden, weil der Pfad nicht mehr stimmte

Das Problem hatte ich auch, und habe mich dann entschieden, kompett 2 bzw. 3-gleisig zu fahren. In Ages! sind alle Personen mit transcibierten Quellen. In meinem Datei-Archiv die gescanten Dokumente ( inzwischen nach dem System Catha-Tina;-) ), und in meinem Papier-Archiv alles nochmal in echt.

Danke für eure Zahlreichen Antworten, aber ihr bezieht euch (fast) alle auf eure digitale Archivierung. Damit hatte ich ja kein ganz so großen Problem (inzwischen gar keins mehr), sondern eher mit der materiellen. Kann da noch jemand ein paar Tips oder Beispiele geben?

[Mats]

Hallo Bastian,

mit dem System für die Papierablage hatte ich auch so meine Probleme.

Zuerst hatte ich meine Ordner nach Kekulé sortiert. Folge: ewige Blätterei in den Ordnern. Inzwischen habe ich alphabetisch sortiert, so finde ich die gesuchte Person schneller, außerdem kann man jederzeit einen neuen Ordner dazwischen schieben, wenn mal einer voll ist. Für jeden Familiennamen habe ich ein Trennblatt (Pappregister - günstig) auf dem ich die Vornamen aller Personen mit Jahreszahl notiere, die ich bisher zu diesem FN gefunden habe.

Hochzeiten habe ich immer doppelt abgelegt: je eine Kopie bei Bräutigam und Braut. So habe ich immer alle Daten einer Person schnell zur Hand. Personen, die ich zufällig finde und bei denen ich eine Verwandschaft vermute aber die Verbindung noch nicht gefunden habe, habe ich in einem extra Ordner ebenfalls alphabetisch abgelegt.

Grüße aus OWL
Anja

[Ditthardt]

Hallo Anja. Hast du innerhalb der gleichen Familiennamen dann auch alphabetisch nach Vornamen sortiert? Gäbe es Nachteile bei einer Sortierung nach Jahren? Wie sieht das mit der Aufbewahrung von DIN-A3 Kopien aus? Der überwiegende Teil meiner Auszüge ist in A3 gehalten, da sich die großen Doppelseiten aus den KB auf A4 verkleinert ja nur schlecht lesen lassen.

[Lauer1974]

Bei den Heiratsurkunden überleg ich auch noch, unter welchen Namen ich sie ablege. Ist es sinnvoll jeweils Geburts-, Heirats- und Sterbeordner anzulegen? Meine Ordner sind auch farbig, die gibt es immer mal günstig zu kaufen. So ein Alphabet-Register find ich auch recht sinnvoll.

Aufm PC leg ich jetzt mittlerweile für jeden gefundenen neuen Familiennamen einen Ordner an. Ich muss da auch nochmal alles ordnen. Sonst blick ich da nicht mehr durch. Ich hatte auch schon jetzt einiges an Scheidungsurteilen, sollte ich das extra packen oder mit bei der Heirat dazu tun? Heute hatte ich auch erst wieder ein altes Scheidungsurteil in den Händen und habe es abfotografiert.

Gruß Barbara