Ideales Ordnungssystem: Ordner-/Verzeichnisstruktur auf Festplatte für Daten-/Dokumentenablage

[goldast]

Hallo an alle,

ich möchte mal euch fragen, wie ihr die runtergeladenen Seiten eines Archives (z.B.Zámrsk) ordnet.
Also es geht um Heirats-, Geburts- und Sterbeeinträge.
Bis jetzt habe ich immer nach den zuständigen Pfarrgemeinden sortiert, allerdings erweist sich das manchmal als Problem, da einige Orte öfters diese wechselten und manchmal weiß man sowieso nicht, wo die überhaupt zuzuordnen sind.
Dann hatte ich diese Dateien nochmal kopiert - aber das ist ja Vergeudung des Speicherplatzes!
Im Ordner der Pfarrgemeinden habe ich versch. Systeme zum Ausprobieren.
In einem habe ich die Orte einzeln gelistet und darunter dann nach Tod, Heirat, Geburt sortiert und dann nach Jahren (von - bis).
In anderen habe ich als Oberordner Geburten, Tod, Heirat und dann die Orte und Jahre.
Leider gibt es dann auch Bücher, die gar nicht einzusortieren sind, da sie mal die und mal die Orte beinhalten.
Es geht ja darum, schnell und effizient zu suchen.
Hat jemand da vielleicht schon das IDEALSYSTEM gefunden?

Für Anregungen wäre ich sehr dankbar!

Astrid

[Brigitte Bernstein]

Hallo Astrid!
Da es mit der Zuordnung der Orte wirklich so ist, wie Du schreibst, dass sie hin und her gependelt sind, lasse ich sie so wie sie sind. Nach Jahren und auch Monaten sind sie ja schon geordnet. Und nach Tauf - Heirats -und Sterbematrikel sind sie auch schon geordnet. Nur wenn ich Matrikel von meinen Ahnen finde, drucke ich mir diese Seite aus und verschiebe sie zu meinen Daten. Zum Beispiel habe ich mir die Daten von Lampersdorf herunter geladen. Diese Gemeinde war ja auch am Anfang der Gemeinde Schatzlar zugeordnet, da Lampersdorf bis zirka 1790 keine eigene Kirche hatten. In meinem Ordner kommen sie dann zu der Person die auf der Matrikel steht. Gibt es zwei Personden von unterschiedlichen Familien die auf dem gleichen Blatt eingetragen sind drucke ich sie mir ein zweites mal aus. so werden dann dann die Matrikel gleich an die richtige Stelle gesetzt.
Grüße Brigitte

[goldast]

Ordnung

Hallo Brigitte,

nun, dass mit dem Ausdrucken wollte ich mir ja eigentlich ersparen. Dann bekomme ich im Regal ein Platzproblem!
So ganz unzufrieden bin ich zwar nicht mit meinem System, aber man kann sich ja mal anhören, wie andere es regeln
In einem anderen Beitrag las ich auch meinen nächsten Punkt- die Bilder und ihre Beschriftung.Auch hier habe ich bei meinen Hauptstämmen alles nach Namen und dann nach Orten sortiert (auf dem PC) Personen auf Bildern habe ich direkt auf dem Bild beschriftet.

LG

AStrid

[hakaro]

Hallo Astrid,

ich forsche auch hauptsächlich in Dateien aus Zamrsk und habe auch viel Zeit damit verbracht, die richtige ZIP-Datei zu finden. Beispielsweise befinden sich die ganz alten Matrikeleinträge von Hauptmannsdorf in den ZIP-Dateien von Braunau. Da auch ich nicht doppelt ablegen wollte, habe ich mir eine Exceltabelle ausgedacht.

Die Exceltabelle hat ein/ausklappbare Bereiche für die jeweiligen Ortschaften und darin dann Klappbereiche für Taufen / Heiraten / Sterbeeinträge.

Hier ein Screenshot meiner Tabelle.

Die Zelleninhalte verweisen per Hyperlink auf die jeweilige ZIP-Datein.
Die ZIP-Datein sind bei mir nur einmal unter dem Ortsnamen abgelegt.

Wenn ich also einen Taufeintrag zu Hauptmannsdorf suche, klappe ich Hauptmannsdorf auf. Die alten Taufteinträge verweisen auf Dateien im Ordner Braunau, die jüngeren auf Dateien im Ordner Hauptmannsdorf.

Bei den Dateien für Weckersdorf verhält es sich genauso. Also: alte Einträge finden sich in den ZIP-Dateien bei Braunau und neuere Einträge im Ordner Weckersdorf.

Durch die Hyperlinks in der Exceltabelle erspare ich mir die Mehrfachablage im Filesystem.

Bitte rühre dich nochmal bei Fragen.
Gruß
Harald

[Garfield]

Hallo Harald

Dazu eine Frage: die Hyperlinks im Excel gehen direkt auf die Datei? Hat sich das bewährt?
Ich bin immer noch Ideen am sammeln für mein eigenes Ablagesystem für alle Scans .

[hakaro]

Hallo Garfield,

bei den von mir verlinkten Dateien handelt es sich um ZIP-Dateien, die einige Hundert MB groß sind. Eine Datei enthält ein komplettes Kirchenbuch (z.B. alle Braunauer Taufeinträge von 1632 bis 1684). Die älteren Taufeinträge befinden sich gesammelt für die umliegenden Dörfer in den Braunauer Matrikelbüchern (d.h. in den ZIP-Dateien). In neuerer Zeit haben die Dörfer dann eigene Matrikelbücher (ZIP-Dateien) geführt. Wenn ich jetzt also nach einem Taufeintrag für Hauptmannsdorf um 1680 suchte, hatte ich die Schierigkeit, schnell das passende Buch zu finden. Suche ich in Braunau oder in Hauptmannsdorf?
Vor diesem Hintergrund ist meine Excel-Tabelle entstanden. Die Hyperlinks verweisen also immer auf das richtige Buch und ich muss mir nicht mehr "merken" ab welchem Jahr ein bestimmtes Dorf eigenen Bücher führte.
Außerdem habe ich damit auch das "Umfangsproblem" gelöst. Manchmal sind Taufen, Heiratseinträge und Sterbeeinträge in einem Buch, manchmal sind sie getrennt in verschiedenen Büchern. Manchmal gibt's eigene Index-Bücher, manchmal ist der Index am Ende eines Buches.

Mit meiner Tabelle löse ich also das Problem schnell genug das passende Buch zu finden.

Aufgrund der Größe der Dateien wollte ich die Bücher nicht mehrfach im Filesystem ablegen, daher die Hyperlinks.

Um die Frage zu beantworten: Ja, die Hyperlinks haben sich in diesem Fall sehr bewährt.

Bei personenbezogenen Scans habe ich allerdings ein anderes "Ablagesystem". Wenn ich Astrid richtig verstanden habe, ging es ihr allerdings in der Eingangsfrage nicht darum. Das wäre sicherlich ein eigenes Thema wert.

Viele Grüße
Harald

[Garfield]

Hallo Harald

Danke für deine Ausführungen. Ich denke, man kann damit trotzdem einzelne Dateien verlinken, auch wenn es vielleicht weniger Sinn macht als bei dem was ihr beide damit verwaltet.
Ein eigenes Thema gibt es schon hier, ich wollte nur kurz nachfragen. Alles klar und erledigt .

[goldast]

Excel-Tabelle

Hallo Harald,

dein System klingt gut. Leider habe ich mit Excel nicht allzuviel Erfahrung.
Ich müsste also beim Urschleim anfangen.
Die Links verweisen aber auf die Bücher, die du runtergeladen hast, nicht?
Also ich habe sämtliche Bücher auf der externen Festplatte und nicht mehr
als ZIP-Datei, weil ich sie ja schon auseinandergenommen habe. Würde das dann trotzdem mit den Links funktionieren?

LG
Astrid

[Brigitte Bernstein]

Hallo!
Ich glaube das einfachste ist es zu Anfang der Datei ein Inhaltsverzeichnis zuerstellen und dann alle Daten einschließlich Matrikel damit zu verlinken. Ich habe ja auch schon sehr viele Versuche gestartet, aber jetzt finde ich diese Möglichkeit am praktischten. Werde mal so eine Liste hochladen. Gerade wenn sehr viele unterschiedliche Daten zusammen kommen ist es die einfachste Lösung. Auch die Matrikel lassen sich so gut verlinken.

[hakaro]

Hallo Harald,

dein System klingt gut. Leider habe ich mit Excel nicht allzuviel Erfahrung.
Ich müsste also beim Urschleim anfangen.

"Hyperlinks einfügen" kann man auch in Word. Brigitte_Bernstein hat dafür schöne Beispiele (siehe oben).

Die Links verweisen aber auf die Bücher, die du runtergeladen hast, nicht?

Ja genau. Zamrsk hat für jedes Buch eine ZIP-Datei, die man komplett herunter lädt.

Also ich habe sämtliche Bücher auf der externen Festplatte und nicht mehr
als ZIP-Datei, weil ich sie ja schon auseinandergenommen habe. Würde das dann trotzdem mit den Links funktionieren?

Ja, das würde auch funktionieren. Du müsstest dann für jedes Buch einen Ordner anlegen (z.B. "013-00014_1800_1823_N" oder sprechender "Hauptmannsdorf_1800_1823_N"). Darin liegen dann alle ausgepackten Dateien für das Taufbuch (1800 bis 1823) von Seite 1 bis nnn. Den Hyperlink setzt du auf den Ordner.

Dabei ist es nicht notwendig, dass du "sprechende" Ordnernamen anlegst. Du kannst auch bei den "kryptischen" Namen der ZIP-Datei bleiben. Wichtig ist halt, dass du dir in Excel (oder Word) eine selbsterklärende Struktur überlegst.

Wenn du dann bei deiner Forschung einen Taufeintrag z.B. "Hauptmannsdorf um 1820" suchst, klickst du einfach nur in der Exceltabelle (oder Word) auf den Hyperlink. Es öffnet sich dann der Windowsexplorer genau im richtigen Ordner (d.h. Buch).

Darin kannst du dann die Seiten durchblättern und deinen Taufeintrag suchen.

Ich habe mir nach diesem Prinzip auch die Hyperlinks auf die Index-Einträge hinterlegt. Die sind ja auch "wild" über die Bücher verteilt.

Ganz einfache Grundkenntnisse in Excel reichen dafür übrigens aus. Wenn du willst, kann ich dir das Einfügen eines Hyperlinks erklären. Melde dann einfach nochmal.

Gruß
Harald

[Brigitte Bernstein]

Hallo!
Wenn man die Matrikel auf den eigenen Ordner hat, braucht man doch keinen Zip mehr.Die Matrikel welche ich brauche lade ich herunter und speichere sie. Dort kann ich dann sehr gut verlinken. Genau so mache ich es mit den Fotos oder Chroniken auch. Die übrigen Matrikel lasse ich dort, wo ich sie nach dem Runterladen von Zamrsk sind, kann ja immer mal sein, dass doch noch ein Name hinzu kommt. Man kann die Matrkel welche gebraucht werden auch ausdrucken und auf einen bestimmten Ordner einscannen und sie dort verlinken
Grüße Brigitte

[goldast]

Dateien verlinken

Ja, dann will ich es mal probieren. Ich schreie laut, wenn es nicht klappt.
Aber Brigitte und Harald haben ja Ahnung.

Astrid

PS. hat geklappt. Es gibt ja Funktionen wie "Hyperlink einfügen"!

[Florian]

Ordnerstrukturen

Hallo zusammen,

wie ordnet ihr eure Fotos, Totenzettel, Auszüge, usw. auf eurem Rechner?

Ich frage mich wie eine optimierte Struktur aussehen könnte.
Eine Archivierung nach Person? Nach Familienzweig? Chronologisch?

Bin über eure Lösungen gespannt.

Beste Grüße
Florian

[Alter Mansfelder]

Hallo Florian,

Kirchenbuchauszüge ordne ich nach dem Ort, darunter nach der Amtshandlung (Taufen, Trauungen, Beerdigungen), darunter chronologisch.

Anderes ordne ich nach dem jeweiligen Archiv, darunter nach der Signatur.

Dieses System setzt freilich voraus, dass zu einem bestimmten Vorfahren gehörende Ereignisse in der Ahnenliste bei diesem Vorfahren wiederum ordentlich mit Archiv und Signatur zitiert werden.

Es grüßt der Alte Mansfelder

[Mats]

Hallo Florian,

ich ordne alphabetisch - auch im PC. In einem alphabetischen Register habe ich jeweils einen Unterordner für jeden FN angelegt. Alle Kopien werden mit FN_VN_Jahr benannt und in dem entsprechenden Namens-Ordner abgelegt.

Grüße aus OWL
Anja