Gramps verwenden zum Verwalten von (Such-/Beantragungs-)Vorgängen - Reichen Markierungen & Notizen?

[Axelito]

Liebe alle,
ich habe einen Knoten im Kopf und muss kurz dafür ausholen, bevor ich meine Frage stellen kann:
Ich habe mich entschieden Gramps für meine Ahnenforschung zu verwenden. Das Einpflegen der Ereignisse von Personen, deren Urkunden und das Verbinden/Referenzieren von Informationen ist kein Problem.
Was ich jedoch immer mehr als Problem sehe ist, dass ich den Überblick verliere, wann ich was, wo, wie angefangen habe etwas zu suchen oder zu beantragen und wann die Suche beendet ist und ich die beantragte Urkunden in meinen Händen halte. Sprich wann ein Vorgang abgeschlossen ist.
Also bin ich gerade am überlegen, wie ich diese Dokumentation realisieren will. Mein erster Schritt war es eine solche Dokumentation mittels einer Word-Vorlage zu visualisieren.
Während ich diese Word-Vorlage mit Leben gefüllt habe (Beispiel siehe angehangene Datei und ja sieht extrem bürokratisch aus), habe ich mich gefragt, ob es nicht ein Verwaltungsprogramm dafür gibt. Jetzt werdet ihr bestimmt sagen/denken: Warum machst du es nicht mit Gramps. Ist doch dafür ausgelegt.

Wenn das der Fall ist, wie realisiert ihr das? Ich habe hier z.B. gelesen, dass man sich ein System mit verschiedenen Markierungen erstellen kann und diese dann an die jeweiligen Personen/Familien/Urkunden wie auch immer dranhängen kann und dann die Filterfunktion zu benutzen, vielleicht in Kombinationen mit bestimmten Widgets (z.B. das "Zu erledigen"-Widget)

Aber irgendwie will der Knoten nicht platzen, damit ich den Aha-Effekt kriege. Wahrscheinlich weil ich mir die Funktionen von Gramps in diesem Zusammenhang noch nicht vollends erschlossen habe.

Versteht jemand was ich meine? Fühlt jemand wie ich denke?
EDIT Zusatz: Ich habe das Gefühl ich brauche eine Verwaltung für die Verwaltung, es ist zum Verrücktwerden.

P.S.: Gibt es vielleicht dazu sogar Youtube Videos? Denn ich finde die Gramps Dokumentation in diesem Zusammenhang nicht sehr hilfreich oder ist so "trocken".