Wie verwaltet ihr Dokumente ?

[Balle]

In meinem Ahnenverwaltungsprogramm gibt es die Möglichkeit den Ereignissen Quellen zuzuordnen. Das wird wohl bei fast allen Programmen so sein.
In meinem Quellverzeichnis habe ich die Quelle "Eigene Kopien" erstellt. Und jeder Beleg bekommt eine fortlaufende Nummer die ich eintrage.
Und mit dieser fortlaufenden Nummer kann es abgeheftet werden, egal zu welcher Familie es gehört.
Wenn der Ordner gefüllt ist, dann kommt ein neuer Ordner usw.
Alles ist fortlaufend und nichts muß irgendwo eingeordnet werden. Ordner 1 Kopie 1 bis 517, Ordner 2 Kopie 518 bis 1004.....usw
Und wenn ich etwas suche, dann werde ich das ohne meine erfassten Daten zu betrachten wohl sowieso nie tun, alles findet sich dann.
Mit Ausdruck der Quellen habe ich sogar eine mitgedruckte Übersicht im Familienbericht.
Und da ich zum Ereignis mehrere Quellen eingeben kann erscheint die Primärquelle auch.
Nichts muß Vor- oder Zwischengeheftet werden. Wer es etwas übersichtlicher möchte kann es differenzieren indem er z.B. "Eigene Kopien Sachsen" oder sogar ortsbezogen z.B."Eigene Kopien Zittau" anlegt und jeweils fortlaufend nummeriert. Das funktioniert digital und mit Printausdrucken, mit virtuellen und realen Ordnern.
Und man kann sofort mit den aktuellen Belegen anfangen und andere später nacherfassen, eine Reihenfolge ist egal, nur die fortlaufende Ordnungsnummer führt zum Beleg.

[sonki]

Das Problem mit einer fortlaufenden Nummerierung ist, das bei Verlust der Übersichtsliste nicht mehr erkennbar ist, um was für ein Dokument es sich handelt. Wenn wir da von hunderten oder tausenden Dokumenten reden, muss man bei einem Datengau (also die Liste geht verloren) alles neu "indizieren".
(Mir wäre das zu riskant - wäre nicht das erste mal das ich blöderweise den falschen Ordner auf dem PC gelöscht habe oder das ein wichtiges Papierstück doch mal fälschlicherweise im Papierkorb gelandet ist)

[Garfield]

Das Problem mit einer fortlaufenden Nummerierung ist, das bei Verlust der Übersichtsliste nicht mehr erkennbar ist, um was für ein Dokument es sich handelt. Wenn wir da von hunderten oder tausenden Dokumenten reden, muss man bei einem Datengau (also die Liste geht verloren) alles neu "indizieren".
(Mir wäre das zu riskant - wäre nicht das erste mal das ich blöderweise den falschen Ordner auf dem PC gelöscht habe oder das ein wichtiges Papierstück doch mal fälschlicherweise im Papierkorb gelandet ist)

Hallo sonki
Wenn du von sowas ausgehst, müsstest du aber genauso auch davon ausgehen, dass es einen Datengau mit deinen Dokumenten geben könnte.
Daten regelmässig und an mehreren Orten zu sichern sollte eine absolute Grundkenntnis eines jeden Ahnenforschers sein. Unabhängig davon, welche Daten!

Was ich übrigens hier nochmal erwähnen möchte: Was auch immer man sich für ein System überlegt, mit dem man arbeiten möchte - wenn man davon ausgeht oder sich erhofft, dass mal jemand anderes mit den Daten weiterarbeitet (Verwandte, Archive, andere Forscher), dann sollte man unbedingt in einem Dokument erklären, wie das eigene Ordnungssystem funktioniert. Wie sind die Dokumente abgelegt? Arbeitet man mit Farb- oder Zahlcodierungen, wo findet sich der Schlüssel dazu? Hat man ToDo-Listen und wie sind die abgelegt? usw.
Die beste Dokumentenverwaltung nützt nichts, wenn nur eine einzige Person sie versteht.
Ich habe mir daher einfache .txt-Dateien in den wichtigen Ordnern bei der Ahnenforschung angelegt, in denen ich erkläre, was dort für Dokumente drin sind, wie die Dateinamen dort funktionieren, wie das Ordnungssystem dort funktioniert oder wie allfällige ToDo-Listen funktionieren. Und natürlich, wie mein Genealogie-Programm grob funktioniert und wie ich dort mit der Farbcodierung arbeite.

[Balle]

Das Problem mit einer fortlaufenden Nummerierung ist, das bei Verlust der Übersichtsliste nicht mehr erkennbar ist, um was für ein Dokument es sich handelt. Wenn wir da von hunderten oder tausenden Dokumenten reden, muss man bei einem Datengau (also die Liste geht verloren) alles neu "indizieren".

Eine ausgedruckte oder gespeicherte Liste mit Quellenangabe reicht doch aus. Da steht es dann drin.
Im übrigen beschrifte ich meine Belege natürlich rückseitig mit den relevanten Personendaten UND der lfd Nr.