Aktensortierung

[OlliL]

Digital hat ein für mich unwahrscheinlichen Vorteil. Ich kann alles auf eine Festplatte legen, und diese an einen Ort legen an dem selbst bei einem Totalschaden meines Hauses durch z.B. Brand alles erhalten bleibt. Dort sind natürlich nicht nur die Unterlagen der Ahnenforschung drauf sondern auch alle anderen Dinge die heute zunehmend nur noch digital vorliegen wie z.B. Fotos der Kinder.
Bei z.B. einem Hausbrand habe ich eher andere Sorgen als meine Ahnenforschung in Sicherheit zu bringen. Daher beruhigt es mich ungemein das all diese wichtigen Dinge "ausserhalb" gelagert habe. So gehen mir maximal 1-3 Monate an Daten verloren womit ich gut leben kann.
Bei Papier hätte ich diese Sicherheit nicht. Da hilft auch kein feuerfester Safe da die Dokumente aufgrund von Hitze und Löschwasser dennoch unwiederbringlich beschädigt werden könnten.


Digital habe ich alles nach Kategorie der Unterlagen (Kirchenbücher, Standesamt, Zeitungen, Bücher, Briefe, Grabsteine,.....) gruppiert und innerhalb dieser Gruppe nach geografischem Entstehungsort des jeweiligen physikalischen Dokumentes (also Kirche/Kirchspiel, Ort des Standesamtes). Innerhalb der Untergruppierung dann einen Ordner je Buch und darin dann nochmal Ordner für verschiedene Archive falls man Daten "doppelt" hat - mal z.B. von den Mormonen schwarz-weiss und nochmal aus Archion in bunt... Somit ergeben sich bei mir z.B. Verzeichnisstrukturen wie:

Kirchenbuecher\Stettin\Stettin_Bredow_Matthaeuskir che_1873_1882_Tf\archion
Kirchenbuecher\Stettin\Stettin_Bredow_Matthaeuskir che_1873_1882_Tf\familysearch
StA-Register\Berlin_XIII\Berlin_XIII_1886_2_Sterbe_Neb en\ancestry
Volkszaehlungen\Luebeck\Luebeck_Marien_Quartier_18 80\ancestry

Die einzelnen Dateien werden dann mit ihrem Originaldateinamen abgespeichert.

In Gramps habe ich dann jedem Ereigniss/Event eine Fundstelle hinterlegt welche die eigentliche Seite aus dem jeweiligen Buch angehangen hat (Seite 512.jpg). Diese hat als Quelle dann das konkrete Buch (ev. Kirchenbuch Brunshaupten, ~ 1600-2019) aus dem die Seite stammt zugeordnet. Dieser Quelle sind dann ggf. vorhandene Bilder des Buches wie Umschlag, Deckblatt aber auch Mikrofilmnummer-Bild zugeordnet. Ausserdem sind der Quelle auch Aufbewahrungsorte hinterlegt. Also einerseits wo heute das physikalische Buch liegt sofern bekannt und von Interesse aber auch von woher der Scan oder ähnliches stammt sowie welche Signatur das Buch in dem jeweiligen Archiv hat.


Gestartet bin auch mal mit Ahnenblatt und Dateinamen die den Namen der darauf abgebildeten Person enthielt. Das war dann einfach bei der jeweiligen Person in Ahnenblatt angehangen. Aber es stellten sich häufiger Fragen wie "wo kam der Scan nochmal her", "was mache ich bei Zwillingstaufen" usw. usw. Dazu kam noch die unmögliche Pflege der Quellen und Fundstellen fein granular auf einzelne Events und auch in einer Form die eine Auswertung möglich macht. Bei Ahnenblatt Fehlanzeige.
So das ich mich entschlossen hatte nach über 3000 Personen alles nochmal von Ahnenblatt mit "Bildchen an Person" auf Gramps mit fein granularen Quellenangaben und einem komplett anders strukturierten Ablagesystem umzustellen. Es hat ziemlich ziemlich viel Zeit gekostet aber nun bin ich stets problemlos aussagekräftig warum ich ein Ereigniss so in meiner Datenbank habe.


Und das alles wird nächtlich auf ein extra Speichermedium gesichert und azyklisch dann auch ausserhalb meiner Wohnstätte gelagert....


Bzgl. lange dauern.... in Gramps gehts fix. Ich habe dort aktuell

- 3557 Personen
- 1182 Familien
- 10525 Ereignisse
- 1412 Orte
- 1182 Quellen (= Bücher)
- 3896 Fundstellen (= Seiten in den Büchern)
- 8493 Medien (Bilder, PDFs....)
- 706 Notizen
Und das ist sicherlich noch kein großer Stammbaum


So - genug für heute

[DieCainsdorfer]

Wow! Sehr ausführliche Infos und sehr interessant. Mit Gramps hab ich jetzt rumgespielt und den Abend verbracht, statt meine Blätter abzuheften. Sehr feines Spielzeug, aber auch äußerst gewöhnungsbedürftig. Ich denke, das ist ein tolles Programm, aber bevor ich das nutzen kann, muss ich wohl das komplette Handbuch lesen. Es ist ja gänzlich anders als die üblichen Programme. Geht schon damit los, dass da kein Baum ist beim Eingeben und ich dann nicht vergessen sollte, Familienbeziehungen herzustellen.

Mit der Auswertung komm ich auf die Schnelle auch nicht ganz klar, aber das lässt sich sicher lernen.

Was ich gern noch wissen wöllte: Warum sortierst du nach Büchern? Muss man das später noch für irgendwas wissen? Ich betitel meine Quellen auch nach Name statt nach Matrikelzeugs, weil ich damit schlicht und ergreifend nichts finden kann. Ich hab auch noch nie eine Urkunde ein zweites Mal rausziehen müssen, weil ich die ja auch ausdrucke und notfalls schnell nochmal eingescannt habe. Aber vielleicht brauch ich das auch irgendwann nochmal anders. Man lernt ja nie aus. Man macht eine Erfahrung und passt dann auf, dass das nicht wieder passiert.

Da ich sowieso gerade meinen Stammbaum aufräume, kommt mir das neue Programm gerade recht. Da kann ich ganz jungfräulich von vorne anfangen und die Fehler so ausmerzen wie sie kommen. Sofern ich mich an das Programm gewöhne.

Gute Nacht dann schon mal

[OlliL]

Für mich ist das wichtig, da ich stets Aussage treffen möchte aus welchem Buch ich dieses Dokument entnommen habe. Wenn ich darüber keine Aussage treffen kann ist das Dokument an sich ja wertlos. Die Quelle muss ja nachprüfbar sein und daher ist ein Bezug zum Buch und wo finde ich es äusserst wichtig. Und da mir das als so wichtig erscheint habe ich danach gruppiert. Ich habe auch Fälle wo ich komplette Bücher vorliegen habe. Wie könnte ich diese in ein Konstrukt in dem der Name im Vordergrund steht einsortieren? Dann hatte ich häufig Fälle wo auf einer Doppelseite Kirchenbuch verschiedenste Familien Kinder bekamen die alle in meinem Stammbaum auftauchten (Teilwese 8 Kindestaufen) - damals hatte ich diese Seiten dann auch 8 mal - für jeden Täufling halt. Das erschien mir auch irgendwie unklug. Bei Ehen habe ich immer überlegt ob ich nur den Ehemann in den Dateinamen aufnehme oder auch die Frau - oder das Dokument auch immer doppelt halte.... Dann kamen Situationen auf wo ich "Martin Bremer" 6 mal im Stammbaum habe - da fing ich dann an mit Bremer_Martin_I_Taufe_KB_irgendwas.jpg. Bremer_Martin_II_Taufe_KB_irgendwas.jpg .... Bremer_Martin_VI_Taufe_KB_irgendwas.jpg..... Und wer ist nun I, II oder VI? Am Ende des Tages fühlte ich mich immer unwohler mit dieser Art der Ablage. Ich habe mich daher dazu entschlossen es nach Büchern abzulegen und im Dateisystem gar keine Verknüpfung oder Herleitbarkeit der Personenzuordnung mehr zu haben - es lässt sich meiner Meinung nach einfach nicht vollständig zufriedenstellend abbilden. Dafür nutze ich dann halt Gramps - die Zuordnung "Seite X aus Buch Y" einem Ereigniss einer Person zuzuordnen.


Und ja - mit Gramps muss man sich umgewöhnen - wenn man will. Ich kam ja von Ahnenblatt und für mich war so einiges Am Anfang weder einleuchtend noch empfand ich es als intuitiv. Inzwischen bin ich in einigen Teilen anderer Meinung - aber nicht in allen Da ich persönlich aber ein recht pingelieger Erbsenzähler bin kommt mir die Detailtiefe der Pflegemöglichkeiten sehr entgegen weswegen für mich Gramps aktuell alternativlos ist. Ich kann z.B. auch Das Taufe-Ereignis von Person X Person Y zuordnen und dort die Rolle auf "Zeuge" setzen. Damit kann ich ein Verhältniss von Taufzeugen Abbilden. Also wenn Person Y Taufzeuge bei Person X war hat Person y das Taufe-Ereignis von X mit der Rolle "Zeuge" anstatt "Primär".... so was kann man in Ahnenblatt schlicht vergessen. Das sind dort alles "Freitextfelder" die ich aber nicht auswerten kann.... Wenn man also so Detailverliebt ist wie ich kann man da echt viel Zeit investieren wenn man es denn will


Beispiel im Anhang wo Frau Langner Taufpatin bei 2 Taufen war

[Ursula]

Hallo,

Muss man das später noch für irgendwas wissen? Ich betitel meine Quellen auch nach Name statt nach Matrikelzeugs, weil ich damit schlicht und ergreifend nichts finden kann. Ich hab auch noch nie eine Urkunde ein zweites Mal rausziehen müssen, weil ich die ja auch ausdrucke und notfalls schnell nochmal eingescannt habe.

ich finde es auch wichtig zu wissen, woher ich Daten habe. Meine Fotos von KBs oder anderen Dokumenten sortiere ich nach Orten und innerhalb dieser Orte nach Quellen. Z.B. sagt mir die angegebene Film-Nr., dass ich dieses Foto von den Mormonen habe, habe ich im Landesarchiv was gefunden, lasse ich den Untertitel am Foto gerade so stehen und es ist im Landesarchiv-Ordner (unter dem entsprechenden Ort) usw. So sind unter den Ortsnamen also verschiedene Quellorte zu finden. Auch die Namen der Bücher gebe ich genau ein, bzw. haben die wieder einen eigenen Ordner innerhalb des Ortes, also z.B. Film-Nr., Digitalisat-Nr., Taufbuch 1724 - 1801. Im Programm gebe ich dann den genauen Titel, so wie die Dokumente abgelegt sind, ein und finde deshalb auf Anhieb was ich suche.

Ich finde es auch deshalb wichtig, damit ich weiß, wo ich evtl. weitermachen kann, wenn ich weiß, woher ich die letzten Daten habe. Nichts ist irritierender und zeitraubender als sich zu fragen: "Und woher habe ich das jetzt?"

LG
Uschi

[nima]

Ordner und Boxen, nach Familiengemeinschaften sortiert. Digitalergebnisse werden prinzipiell auf Papier festgehalten, denn anders kann ich nicht arbeiten. Die bearbeiteten Blätter sehen am Ende aus wie ein gründlich lektorierter Text, denn ohne Abhaken, Randnotizen, Querverweise, Notizen etc. würde ich die Übersicht verlieren. Am Bildschirm sowieso.
Fachliteratur wie Biographien, publizierte Stammtafeln, veröffentlichte Korrespondenzen oder Tagebücher stehen natürlich im Bücherregal. Darin wird auch nicht "herumgemalt", die nötigen Seiten werden bisweilen allerdings fotografiert, damit ich dann darin "malen" kann.

[DieCainsdorfer]

Kurzer Zwischenbericht:


Also wenn das mit Gramps tatsächlich so funktioniert wie ich mir das gerade beginne vorzustellen ... und das ist noch ein weiter Weg dahin ... dann werde ich die Papierablage wieder neu überdenken müssen und dazu noch komplett verkleinern. Denn dann könnte ich auch mit Ausdrucken arbeiten.


Langsam dämmert mir auch das Ablagesystem mit den Büchern, aber da bin ich noch nicht sicher, ob das für mich in Frage kommt. Dazu noch eine Frage: Wenn nur Bezüge bzw. Links als Quellen angegeben werden im Programm, müsst ihr doch immer am selben Ort arbeiten, sonst findet doch das Programm den Bezug nicht. Oder versteh ich da was falsch? Ich hab halt immer gerne eindeutige Dateinamen und arbeite nicht gerne mit Aliasen. Aber das mit den doppelten und hunderten Einträgen pro Kirchenbuchseite leuchtet mir schon ein.

[OlliL]

Den letzten Absatz verstehe ich irgendwie nicht

Ich habe in Gramps quasi eine Quelle je Buch angelegt. Für diese Quelle kann ich dann mehrere Fundstellen anlegen. Fundstellen sind für mich erstmal Seiten aus dem Buch (Kirchenbuch) oder Registereintragungen die auch mehrseitig sein können (Standesamt, Eheregister 23/1939 mit Teil 1 und Teil 2 - 4seitig....). Diesen habe ich dann die jeweiligen Bilder zugeordnet wie in Beitrag #16 zu sehen.
Diese eine Fundstelle "Seite 12" habe ich dann allen Ereignissen zugeordnet die auf dieser Seite 12 stehen und in meinem Stammbaum auftauchen. Darüber habe ich dann auch direkt eine Rückreferenz - ich kann an der Fundstelle sehen welche Ereignisse dies als Quelle zugeordnet haben.
Die Dateien aus dem Dateisystem sind dann einfach immer den Quellen und Fundstellen in Gramps zugeordnet und können dann auch von dort heraus betrachtet werden.

Man muss dann halt über Gramps arbeiten wenn man sich die Taufeintragung von Liesschen Müller anschauen möchte da man anders keine ersichtliche Verknüpfung mehr hat.

[DieCainsdorfer]

Den letzten Absatz verstehe ich irgendwie nicht

I

Ich übe noch mit Gramps . Und ich bin nicht so der Programmierer.



Deshalb verstehe ich momentan noch nicht, wie das mit den Quellen in Gramps läuft. Ich arbeite an mehreren Rechnern gleichzeitig und meistens mit Stick. Auf dem Stick sind alle meine Quellen drauf für alle Fälle. Ich habe meine Quellen immer extra bis jetzt, nicht in irgendwelchen Programmen. Meine Frage ist also: Wenn ich auf Computer A Quellen zur Person habe, hab ich die dann auch auf Computer B? Oder greift Gramps auf einen Pfad bzw. Ordner auf dem "Stammrechner" zurück und nimmt nicht die Quellen, sondern nur den Link auf? Sorry, ich kriegs sprachlich nur für DAUs hin, ich kann die Computersprache nicht.



Ist das jetzt verständlicher?

[OlliL]

Nur kurz vom Handy....

Du kannst und musst für diesen Anwendungsfall in Gramps erstmal einstellen, das die Stammbaum-eigene Datenbank auch auf dem usb stick abgelegt wird. Standardmässig legt die gramps nämlich sonst in dein Benutzerverzeichnis unter C:\ ab.
Bzgl. Datenbank: Damit ist der Platz gemeint an dem alle Informationen (Ereignisse, Namen, Beziehungen usw.) aus deinem Stammbaum abgelegt sind. Also das was bei einem Export üblicherweise in der GEDCOM Datei stehen würde

Zu den Bildern... gramps speichert intern nur die Pfade zu den Bildern quasi. Sind die Bilder also auf deinem Stick dann irgendwie mal weg, sind sie das auch in Gramps. Gramps selbst erzeugt sich lediglich kleinere Versionen deiner Bilder und speichert die intern für den schnelleren Zugriff in Gramps (nennt man auch Cache). Es arbeitet aber beim Betrachten, hinzufügen usw. Immer mit den Originaldateien und das ausschließlich.

[DieCainsdorfer]

HA! Das war die Rettung. Danke für den Tipp. Ich muss mich erst dran gewöhnen, dass man dem Programm alles sagen muss. Ich hab eine Sicherungskopie gemacht und für gewöhnlich kann ich die dann per Doppelklick öffnen. Das ging bei Gramps nicht. Jetzt hab ich auf deine Weisung den Pfad geändert und das scheint zu klappen. Wenn ich nämlich die Sicherungsdatei reinbringe, hab ich die Namen doppelt.

Das wird ein langer Prozess, das kann ich schon mal sagen. Ganz tolle Tools, aber eh ich die benutzen kann, wirds Weihnachten, fürchte ich. Trotzdem ist es iwie ein entspannteres Arbeiten, weil ich mich besser auf eine einzige Person konzentrieren kann.

Mit den Quellen probier ich noch rum. Momentan ist es an allen Rechnern so, dass das Programm gerne einfriert und dann speichert es halt auch nichts. Das Handbuch ist auch schwierig, da muss ich alles 20mal lesen. Mir sind halt die Begriffe nicht geläufig und die sind auch seltenst genau erklärt. Aber wird schon, da bin ich zuversichtlich.

Jetzt hab ich natürlich völlig mein Papier aus den Augen verloren. So schnell ändern sich die Prioritäten

[Garfield]

Betreffend Quellen hat OlliL eigentlich schon alles gesagt.
Bei mir kamen bisher noch diese beiden Fälle dazu:
- ich konnte in der Quelle / Kopie nicht alles lesen, fand eine Info aber nicht sehr dringend. Später habe ich mich nochmal damit befasst, konnte die alte Schrift inzwischen besser lesen oder fand die vermutete Info genug wichtig, um hier in in der Lesehilfe nach zu fragen. Das würde nicht gehen, wenn ich keine Quellen erfassen würde.
- aktuell teste ich die Online-Datenbank Wikitree.com, wo an einem einzigen grossen weltweiten Stammbaum gearbeitet wird. Die Quellenangaben sind dort extrem wichtig, um nicht versehentlich doppelte Personen anzulegen und um möglichst wenig Fehler zu haben. Ich erfasse bei mir die Quellen nicht sehr präzise (für mich selbst ist ja alles klar), nun muss ich aber bei der Eingabe in Wikitree noch die Bandnummer und Seitenzahl usw. raus suchen. Hätte ich mir sparen können, wenn ich das bei der Eingabe in mein Programm schon gemacht hätte.

Wenn du oft ab USB-Stick arbeitest, könntest du dir noch das Programm "Familienbande" anschauen. Es ist gratis, funktioniert auf Windows und Mac und kann direkt ab USB-Stick benutzt werden, ohne dass das Programm installiert werden muss. Es hat bestimmt nicht so viele Möglichkeiten wie Gramps, und gerade die Ausgabe-Möglichkeiten sind eher begrenzt. Dafür ist es relativ selbsterklärend. Ich persönlich bin seit 12 Jahren glücklich damit .

[OlliL]

Ich weiß nicht, wie es bei Bezahlsoftware aussieht. Bei freier Software ist es halt so, das meist die Entwickler selber die Handbücher verfassen. Und das sind meist dann doch eher weniger richtig ausgebildete technische Redakteure.... Und ja - die sogenannte Lernkurve bei Gramps ist recht steil, weil es viele Möglichkeiten bietet aber auch vieles oder einiges (je nach Sichtweise) anders macht als andere Programme.


Aber stimmt - eigentlich ging es dir ja hier um deine "Zettelwirtschaft"

[DieCainsdorfer]

Was die Zettel betrifft, so bin ich am Ausmisten und frage mich gerade, ob ich wirklich jeden Wisch ausdrucken muss. Dazu werde ich exakt beobachten, wie oft ich so einen Zettel brauch. Denn letztlich druck ich zum Denken meistens die aktuelle Stammbaumaussicht aus. Dafür brauch ich keine Quellen in dem Sinne.

Ich weiß auch nicht, ob ich wirklich die Quellen ins Programm legen soll. Das hab ich bisher immer vermieden und der Sinn erschließt sich mir auch nicht. Meistens schreib ich die Daten der Quelle ab, wenn ich sie habe und dann wars das. Ins Programm gelegt blähen sie ja nur das Programm auf.

Die Familienbande werde ich morgen mal ausprobieren. Sieht auch nicht schlecht aus und könnte der schnelle Weg sein. Aber Gramps hat schon was mit den Trauzeugenverknüpfungen und so. Ist halt nur lästig, dass da ein Haufen Leute im Baum rumschwirren, die da nicht hingehören. Andererseits sieht man auch plötzlich Beziehungen zu Paten etc., die einem sonst nur so am Rande aufgefallen sind und die man wieder vergisst. Gramps kann halt faktisch jede Info auswerten. Bei meinem Programm steht mehr in den Notizen als in den Personendaten, hab ich so den Eindruck .

[OlliL]

Auch immer dran denken: Nur weil man Dinge machen kann muss man Sie selber ja nicht machen. Ich verknüpfe Taufzeugen auch nur mit Personen die ich eh im Baum habe. Extra neue Personen ohne Bezug ausser das sie Pate waren lege ich nicht an. Das wird mir dann auch zu viel.
Quellenverknüpfung sind halt wichtig für mich, da dann in Ausdrucken auch direkt diese mit angegeben sind, und ich vor allem auch immer auskunftsfähig bin. Wenn du das irgendwie "offline" vorhällst ist das ja auch OK...


Anbei mal ein Ahnenbericht mit Quellenangaben... sieht man am Ende dann in den Schlussnotizen. Bei den Orten bitte etwas Rücksicht mit mir nehmen. Da bin ich ich immer noch dabei von "selbst eingegeben" auf die Orte von GOV umzustellen die dann ja auch je nach Jahreszahl auch ihren Namen bzw. Gebietszuordnung ändern. Die kann man ja auch in Gramps importieren aus GOV. Aus Übersichtsgründen erspare ich mir aber die komplette Ortsausgabe in Berichten und beschränke mich nur auf den wirklichen Ortsnamen (ohne Kreis, Regierungsbezirk, Provinz, Freistaat, Staat)

[DieCainsdorfer]

Der Witz mit den Paten ist, dass ich ja nie weiß, ob die nicht irgendwann doch noch zur Familie gehören und ich sie bloß noch nicht gefunden habe. Das ist mir schon öfter passiert, dass plötzlich ein Name auftauchte, den ich schon mal gelesen hatte.



Orte sind auch so ne Sache. Die müsste ich komplett mit Adresse einschreiben, weil ich auch gerne mal gucke, was in einem einzelnen Haus so abgegangen ist an Völkerwanderung. Eine Funktion übrigens, die ich bei den Familienbanden jetzt noch nicht gefunden habe.


Die Quellen bringen mich ins Grab. Ich hatte irgendwann mal aufgeschrieben, was von wem vorhanden ist, weil ich manchmal nicht weiß, wo irgendwelche Daten herkommen. Ist eigentlich dasselbe wie die Quelle selber anfügen. Jetzt hab ich aber manchmal Daten, gerade von Eltern, aus Eheurkunden der Kinder oder sonstwie. Verlinkst du sowas auch noch mal als Quelle bei den Eltern, wenn ansonsten von den Eltern nichts vorhanden ist?