Geburtsregister aus Westfalen werden vom PSA Detmold online gestellt!

[Ralf-I-vonderMark]

Hallo zusammen,

nun gibt es einen ersten offiziellen Hinweis darauf, dass das Landesarchiv NRW, Abt. Ostwestfalen-Lippe in Kooperation mit FamiliySearch in den nächsten Wochen mit der Digitalisierung der Geburtsnebenregister bis 1899 aus drei Regierungsbezirken beginnt! Die Dauer des Projekts ist auf 3 – 4 Jahren geplant.

Dies wurde in dem Online-Vortrag „Standesamtsbücher als eine der wichtigsten Quellen für Ahnenforscher“ von Julia Kathke, Landesarchiv NRW, Abt. Ostwestfalen-Lippe vom 09.03.2023 angekündigt. (ab Vortragszeit 1:07:27 Std.)
vgl. https://youtu.be/7j_dBLgqgpY

Die Begrenzung bzw. der Zeitschnitt 1899 für die im Internet online einsehbaren Heiratsnebenregister und der geplanten Geburtsnebenregister ergibt sich aus der rechtlich notwendigen Rücksichtnahme auf Schutzwürdige Belange Dritter nach Archivgesetz. (dazu mehr ab Vortragszeit 1:08:50 Std.)

Denn bei den Heiratsnebenregistern finden sich in Randvermerken Einträge zu geborenen Kindern aus dieser Ehe. Dabei wird mit einer 100-jähriger Schutzfrist gerechnet und davon ausgegangen, dass nach 1899 Kinder vermerkt sind, deren Geburtsdaten noch der Schutzfrist unterliegt.

Bei den Geburtsnebenregistern werden Geburten unehelicher Kinder eingetragen. Bei der Kontrolle wurde eine uneheliche Geburt im Sterberegister vor 1900 gefunden, die noch 20 Jahre unter Schutzfristen fällt. Zudem können die Daten der Eltern noch im schutzpflichtigen Bereich liegen, weil niemand im Internet Hinweis auf Fehlgeburt finden will.

Hinweise auf Geburten einzelner Personen, welche aufgrund eines Hinweises noch einer personenbezogenen Schutzfrist unterliegen, müssen gesperrt werden.
Der Zeitschnitt 1899 stellt demnach eine Sicherheitslösung dar, um im Einzelfall die Veröffentlichung von schutzwürdigen Daten zu vermeiden, weil ansonsten der gesamte Bestand aufwendig kontrolliert werden müsste.

Bei Sterberegistern bis 1938 sind keine Folgebeurkundung oder Hinweisgebung zu erwarten, welche schutzwürdige Belange betreffen. Deshalb konnten diese uneingeschränkt online gestellt werden.

Allerdings kann im Lesesaal viel mehr vorgelegt werden, als online einsehbar ist!

Vielleicht können schon Ende des Jahres 2023 die ersten „frisch digitalisierten“ Geburtsnebenregister online gestellt werden.

Viele Grüße
Ralf

[Ralf-I-vonderMark]

Hallo zusammen,

nachdem mir Dr. Schafmeister, der Dezernatsleiter der Abteilung Ostwestfalen-Lippe / Personenstandsarchiv Westfalen-Lippe, schon mit zwei Antwort-Mails vom 08.09.2025 und vom 29.09.2025 auf meine Fragen zur geplanten online Stellung der Geburtsnebenregister geantwortet und mir auch gestattet hatte, hierüber „in groben Zügen“ zu berichten, will ich Euch den wesentlichen Inhalt nicht weiter vorenthalten, sondern vielmehr über die neuen Erkenntnisse unterrichten, auch wenn wir weiterhin auf die online Stellung der Geburtsnebenregister geduldig warten müssen.

Dr. Schafmeister hat mir dabei die Hintergründe und Probleme ausführlich erläutert und betont, dass nach Möglichkeit alle Personenstandsunterlagen und Hilfsmittel digital bereitgestellt werden sollen. Allerdings kann und darf nur online gestellt werden, was rechtlich konform und vertretbar ist. Denn Digitalisate im Internet sind im Gegensatz zu einer Einsichtnahme im geschützten Bereich des Lesesaals eine nicht mehr zu kontrollierende Publikation.

Mit der guten und verständlichen Erläuterung erklärt sich die Differenzierung, warum die Digitalisate der Geburtsnebenregister schon jetzt im Lesesaal einsehbar sind, aber bei archive.nrw noch nicht online gestellt worden sind.
Konkret hat Dr. Schafmeister erläutert:
„Das Hauptproblem ist, dass, je jünger die Register werden, dort immer mehr Daten zu Dritten auftauchen, insbesondere durch Beischreibungen und Hinweismitteilungen zu Geburt oder Heirat von Kindern, Vaterschaftsanerkennungen, Adoptionen usw. Es handelt sich dabei um Daten zu Kindern der beurkundeten Personen. Diese Angaben können auf Grund von § 6 Abs. 2 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) ggf. nicht veröffentlichungsfähig sein, da das LAV NRW im Fall einer Veröffentlichung gemäß § 8 ArchivG NRW verpflichtet ist, schutzwürdige Belangen zu wahren. Rechtssicher digitalisierte Register, die potentiell problematische Daten enthalten können, online zu veröffentlichen, ist daher nicht ohne Prüfung aller Urkunden eines Bandes möglich. Wie Sie sich vorstellen können, ist dies mit enormen Sichtungsaufwänden verbunden. Deshalb wurden zunächst die genannten Grenzen der Digitalisierung gewählt.“

Die Problematik ergibt sich ersichtlich aus den Beischreibungen, weil bei Stichproben festgestellt worden ist, das Daten enthalten sind, die nicht veröffentlichungsfähig sind und nun in sehr aufwendiger Weise jedes einzelne Digitalisat überprüft werden muss. Dr. Schafmeister hat zur Veranschaulichung diesen Beispielsfall dargestellt:
„Beispielsweise findet sich in einem Geburtsnebenregister von 1876 eine Vaterschaftsanerkennung von 1942 zu einem Kind mit dem Geburtsjahr 1941. Dieser Fakt, dass solche Daten vorhanden sind, macht das Projekt wesentlich komplexer als die vorherigen. Musste vorher „nur“ die Digitalisierung gemeinsam mit FamilySearch bewerkstelligt werden, müssen nun alle Einträge auf Veröffentlichungsfähigkeit geprüft werden.“

Immerhin versucht das LAV NRW zusammen mit FamilySearch in einer Test- und Erprobungsphase, eine möglichst sichere und zugleich arbeitsökonomisch effiziente Lösung zu finden, auch wenn die erforderliche Überprüfung jeder einzelnen Geburtsnebenregisterurkunde viel Zeit in Anspruch nimmt, da zwar viele der handschriftlichen Beschreibungen nur die Korrektur von Angaben oder Rechtsschreibefehler betreffen, aber gleichwohl gelesen werden müssen.

Soweit es die dem enormen Prüfungsaufwand zugrundeliegende Risikoabwägung betrifft, habe ich meine ursprüngliche Meinung geändert und Verständnis für die Vorgehensweise des LAV NRW. Denn mit meiner bisherigen Risikoabwägung hätte ich auf die Wahrscheinlichkeit abgestellt, dass voraussichtlich nur Bruchteile von weniger als ein Prozent der Digitalisate durch eine Beischreibung schutzwürdige Belange verletzten könnten und dass es einerseits höchst unwahrscheinlich sein dürfte, dass ein Betroffener dies entdeckt und dass andererseits ein möglicher Unterlassungsanspruch im Einzelfall ohne Kostenrisiko unschwer abgewehrt werden könnte, so dass eine Wirtschaftlichkeitsabwägung einer Veröffentlichung nicht entgegenstehen würde. Allerdings muss ich einräumen, dass dies nur eine zivilrechtliche Risikoabwägung darstellte, während das LAV NRW öffentlich-rechtlich als Institution verpflichtet ist, die Verletzung schutzwürdiger Belange auszuschließen, und zwar ungeachtet dessen, ob ein objektiv Betroffener dies subjektiv überhaupt bemerken und sich beeinträchtigt fühlen würde.

Da es bei den Geburtsnebenregistern deutlich mehr Beischreibungen als erwartet gibt, müssen wir Verständnis dafür haben, dass der gewünschten Onlinestellung der digitalisierten Geburtsnebenregister zunächst ein erheblicher Prüfungsaufwand vorgeschaltet ist, da jeder Jahrgang akribisch und mühsam überprüft werden muss.

Zwar ist noch nicht absehbar, wann mit der online Stellung der Geburtsnebenregister mit 14 Beständen aus dem Regierungsbezirk Detmold, 25 Beständen aus dem Regierungsbezirk Arnsberg und 17 Beständen aus dem Regierungsbezirk Münster begonnen werden kann. Allerdings wird die Onlinestellung dann, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, wieder wie gewohnt mit Teilbeständen erfolgen und ist geplant, dann zuerst mit den Standesämtern aus dem Bestand P 9, also aus dem Regierungsbezirk Münster zu beginnen.

Daher müssen wir weiterhin geduldig die Entwicklung abwarten.

Viele Grüße
Ralf