Video zur Digitalisierung und Indexierung der Nebenregister durch LAV NRW, Abt. Ostwestfalen-Lippe
Hallo zusammen,
zwar scheint die Sommerpause beim Landesarchiv NRW, Abteilung Ostwestfalen-Lippe noch weiter anzudauern, da bislang noch keine neuen online Stellungen erfolgt sind, obwohl für dieses Jahr die Veröffentlichung des Bestandes P4 Kirchenbuchduplikate und Zivilstandsregister des Regierungsbezirks Arnsberg angekündigt war und grundlegend die Freigabe der Digitalisate der Geburtsnebenregister 1874 – 1899 zu erwarten ist.
Bei Ersteren könnte die Verlinkung problematisch sein, bei Letzteren die Qualitätskontrolle, woraus sich die Zeitverzögerungen ergeben könnten.
Zur Überbrückung der Wartezeit möchte ich auf ein interessantes Video hinweisen, welches allerdings schon vor 1 ½ Jahren beim 72. Westfälische Archivtag am 17. und 18. März 2021 aufgenommen wurde.
Es handelt sich um den Vortrag von Dr. Volker Hirsch und Frau Julia Kathke aus dem Landesarchiv NRW, Abteilung Ostwestfalen-Lippe in Detmold zum Thema: „Ich hätte gern alles zu meinem Opa!“ – Die Onlinestellung von Personenstandsregistern zwischen Nutzererwartung und archivischen Möglichkeiten.
vgl. https://www.siwiarchiv.de/video-vortrag-ich-haett-gern-alles-zu-meinem-opa/
Die inhaltlich wichtigsten Aspekte ergeben sich aus der nachfolgend zitierten Zusammenfassung des Archivamtes:
„Als nächstes ging Herr Dr. Hirsch auf die Sterbenebenregister aus den Regierungsbezirken Münster, Arnsberg und Detmold der Jahre 1874 bis 1938 ein, die seit April 2015 im Landesarchiv NRW Abteilung Ostwestfalen-Lippe in Kooperation mit Family Search digitalisiert werden, ein. Um keine Schutzfristen zu verletzen, geht man nicht über das Jahr 1938 hinaus und die Register wurden im Vorfeld der Digitalisierung aufwendig geprüft.“
„Im Sommer 2020 hat das Landesarchiv NRW dann seinen Vertrag mit FamilySearch erweitert. Von da an werden auch Heirats- und Geburtsnebenregister digitalisiert. Allerdings sind bei diesen Registern andere Zeitschnitte notwendig. Man entschied sich für das Jahr 1899 als geeigneten Zeitschnitt, da in diesen Unterlagen keine relevanten personenbezogenen Daten mehr zu erwarten sind.“
„Seit 2020 besteht außerdem eine Kooperation zwischen dem Landesarchiv und MyHeritage. MyHeritage erstellt ein Namensindex zu den bereits digitalisierten Sterbenebenregistern, was eine erhebliche Vereinfachung der Recherche zur Folge hat. Das Landesarchiv erhält eine Kopie des Namensindex, welches dann für zwei Jahre nur im Archiv oder online bei MyHeritage nutzbar ist. Nach Ablauf dieses Zeitraums kann der Index im Internet veröffentlicht werden und steht ab dann frei zur Verfügung.“
„Zum Abschluss gab Herr Dr. Hirsch einen kleinen Ausblick, was in Zukunft möglich sein könnte. Das Ziel ist es eine Recherche nach Namen zu ermöglichen und den Nutzern alle relevanten Daten zu einer Person online präsentieren zu können.“
vgl. https://archivamt.hypotheses.org/14831
Dies bedeutet, dass zwar auch die Geburtsnebenregister digitalisiert und online gestellt werden; allerdings leider ebenfalls nur bis Ende 1899, obwohl bekanntlich die gesetzliche Schutzfrist für Geburtenregister „nur“ 110 Jahre beträgt und demnach aktuell alle Geburtsnebenregister bis 1911 hätten online gestellt werden können.
Grundlage des Konzepts ist der begrüßenswerte Plan, die Erwartungen der Nutzer zu erfüllen durch „Digitalisierung – Onlinestellung – Indexierung“.
Für die Heiratsnebenregister und die Geburtsnebenregister ist ein „Zeitschnitt“ erfolgt, so dass diese nur bis 1899 online gestellt werden können, anstatt unter Zugrundelegung der Schutzfristen bis 1938 (HReg.) oder bis 1911 (GReg.).
Hintergrund ist, dass Hinweismitteilungen (Randvermerke) beigeschrieben sein können, welche schutzwürdige Belange von Dritten gem. § 6 ArchivG NRW betreffen; weil z.B. Hinweise auf nach Ablauf der Schutzfrist geborene Kinder oder auf Adoptionen enthalten sind.
Dies ist durch eine sehr aufwendige Stichprobenüberprüfung durch Mitarbeiter des Archivs in mehr als 2 % der Geburtsnebenregister festgestellt worden.
Da die Überprüfung jedes Einzelfalls aufgrund des hohen Personalaufwandes nicht zu leisten ist, wurde als Grenze die Fortführungsfrist von 110 Jahren plus einem Sicherheitspuffer von 10 Jahren zugrunde gelegt.
Zudem sind ab 1900 die Hinweismitteilungen (Randvermerke) deutlich häufiger anzutreffen, welche bei Zweitschriften aber geringer als bei Erstschriften sind. Denn im Hauptregister sind mit Bleistift häufig ergänzende Anmerkungen enthalten; z.B. das konkrete Geburtsdatum oder das Heiratsdatum! Daher könnte es sich lohnen, trotz der bekannten Zweitschrift zusätzlich noch die Erstschrift beim zuständigen Stadtarchiv anzufordern.
Die Sterbenebenregister konnten ohne Überprüfung bis 1938 online gestellt werden.
Die Scanarbeit und Qualitätssicherung wurde durch FamiliySearch eigenständig durchgeführt.
Allerdings wird keine online Stellung über 1938 hinaus erfolgen, weil möglicherweise die Eltern von totgeborenen Kindern noch leben und zu schützen sind.
Bedeutsam für die Nutzerinteressen ist die vertraglich geregelte Kooperation mit MyHeritage zur Indexierung der Sterbenebenregister. Bedingung für die Kooperation mit MyHeritage war es, dass Digitalisate auf dem Server von archive.nrw bleiben.
Die Indexierung der Sterbenebenregister von MyHeritage darf aufgrund der Kooperation zunächst für einen Zeitraum von 2 Jahren nur archivintern benutzt werden. Allerdings kann nach dem Vertrag die Kopie des erstellten Index nach Ablauf von 2 Jahren auf der Homepage vom archive.nrw veröffentlicht werden!
Insoweit bleibt abzuwarten, wann archive.nrw auf der Homepage diesen Index frei zugänglich machen wird. Dies dürfte m.E. auch davon abhängen, wann der Sperrzeitraum von 2 Jahren endet. Denn die Indexierung der Sterbenebenregister aus dem Regierungsbezirk Münster wurde bekanntlich schon am 27.05.2020 und könnte demnach frei zugänglich gemacht werden. Sofern die 2-Jahres-Frist aber erst dann beginnt, wenn alle Sterbenebenregister indexiert worden sind, dürfte es noch einige Zeit dauern, weil z.B. die Sterbenebenregister aus Dortmund bis auf Einzelfälle noch nicht indexiert wurden.
Nun dürfen wir alle hoffen, dass alsbald die ersten Digitalisate der Geburtsnebenregister und der vollständige Bestand P4 online freigegeben werden wird.
Viele Grüße
Ralf
zwar scheint die Sommerpause beim Landesarchiv NRW, Abteilung Ostwestfalen-Lippe noch weiter anzudauern, da bislang noch keine neuen online Stellungen erfolgt sind, obwohl für dieses Jahr die Veröffentlichung des Bestandes P4 Kirchenbuchduplikate und Zivilstandsregister des Regierungsbezirks Arnsberg angekündigt war und grundlegend die Freigabe der Digitalisate der Geburtsnebenregister 1874 – 1899 zu erwarten ist.
Bei Ersteren könnte die Verlinkung problematisch sein, bei Letzteren die Qualitätskontrolle, woraus sich die Zeitverzögerungen ergeben könnten.
Zur Überbrückung der Wartezeit möchte ich auf ein interessantes Video hinweisen, welches allerdings schon vor 1 ½ Jahren beim 72. Westfälische Archivtag am 17. und 18. März 2021 aufgenommen wurde.
Es handelt sich um den Vortrag von Dr. Volker Hirsch und Frau Julia Kathke aus dem Landesarchiv NRW, Abteilung Ostwestfalen-Lippe in Detmold zum Thema: „Ich hätte gern alles zu meinem Opa!“ – Die Onlinestellung von Personenstandsregistern zwischen Nutzererwartung und archivischen Möglichkeiten.
vgl. https://www.siwiarchiv.de/video-vortrag-ich-haett-gern-alles-zu-meinem-opa/
Die inhaltlich wichtigsten Aspekte ergeben sich aus der nachfolgend zitierten Zusammenfassung des Archivamtes:
„Als nächstes ging Herr Dr. Hirsch auf die Sterbenebenregister aus den Regierungsbezirken Münster, Arnsberg und Detmold der Jahre 1874 bis 1938 ein, die seit April 2015 im Landesarchiv NRW Abteilung Ostwestfalen-Lippe in Kooperation mit Family Search digitalisiert werden, ein. Um keine Schutzfristen zu verletzen, geht man nicht über das Jahr 1938 hinaus und die Register wurden im Vorfeld der Digitalisierung aufwendig geprüft.“
„Im Sommer 2020 hat das Landesarchiv NRW dann seinen Vertrag mit FamilySearch erweitert. Von da an werden auch Heirats- und Geburtsnebenregister digitalisiert. Allerdings sind bei diesen Registern andere Zeitschnitte notwendig. Man entschied sich für das Jahr 1899 als geeigneten Zeitschnitt, da in diesen Unterlagen keine relevanten personenbezogenen Daten mehr zu erwarten sind.“
„Seit 2020 besteht außerdem eine Kooperation zwischen dem Landesarchiv und MyHeritage. MyHeritage erstellt ein Namensindex zu den bereits digitalisierten Sterbenebenregistern, was eine erhebliche Vereinfachung der Recherche zur Folge hat. Das Landesarchiv erhält eine Kopie des Namensindex, welches dann für zwei Jahre nur im Archiv oder online bei MyHeritage nutzbar ist. Nach Ablauf dieses Zeitraums kann der Index im Internet veröffentlicht werden und steht ab dann frei zur Verfügung.“
„Zum Abschluss gab Herr Dr. Hirsch einen kleinen Ausblick, was in Zukunft möglich sein könnte. Das Ziel ist es eine Recherche nach Namen zu ermöglichen und den Nutzern alle relevanten Daten zu einer Person online präsentieren zu können.“
vgl. https://archivamt.hypotheses.org/14831
Dies bedeutet, dass zwar auch die Geburtsnebenregister digitalisiert und online gestellt werden; allerdings leider ebenfalls nur bis Ende 1899, obwohl bekanntlich die gesetzliche Schutzfrist für Geburtenregister „nur“ 110 Jahre beträgt und demnach aktuell alle Geburtsnebenregister bis 1911 hätten online gestellt werden können.
Grundlage des Konzepts ist der begrüßenswerte Plan, die Erwartungen der Nutzer zu erfüllen durch „Digitalisierung – Onlinestellung – Indexierung“.
Für die Heiratsnebenregister und die Geburtsnebenregister ist ein „Zeitschnitt“ erfolgt, so dass diese nur bis 1899 online gestellt werden können, anstatt unter Zugrundelegung der Schutzfristen bis 1938 (HReg.) oder bis 1911 (GReg.).
Hintergrund ist, dass Hinweismitteilungen (Randvermerke) beigeschrieben sein können, welche schutzwürdige Belange von Dritten gem. § 6 ArchivG NRW betreffen; weil z.B. Hinweise auf nach Ablauf der Schutzfrist geborene Kinder oder auf Adoptionen enthalten sind.
Dies ist durch eine sehr aufwendige Stichprobenüberprüfung durch Mitarbeiter des Archivs in mehr als 2 % der Geburtsnebenregister festgestellt worden.
Da die Überprüfung jedes Einzelfalls aufgrund des hohen Personalaufwandes nicht zu leisten ist, wurde als Grenze die Fortführungsfrist von 110 Jahren plus einem Sicherheitspuffer von 10 Jahren zugrunde gelegt.
Zudem sind ab 1900 die Hinweismitteilungen (Randvermerke) deutlich häufiger anzutreffen, welche bei Zweitschriften aber geringer als bei Erstschriften sind. Denn im Hauptregister sind mit Bleistift häufig ergänzende Anmerkungen enthalten; z.B. das konkrete Geburtsdatum oder das Heiratsdatum! Daher könnte es sich lohnen, trotz der bekannten Zweitschrift zusätzlich noch die Erstschrift beim zuständigen Stadtarchiv anzufordern.
Die Sterbenebenregister konnten ohne Überprüfung bis 1938 online gestellt werden.
Die Scanarbeit und Qualitätssicherung wurde durch FamiliySearch eigenständig durchgeführt.
Allerdings wird keine online Stellung über 1938 hinaus erfolgen, weil möglicherweise die Eltern von totgeborenen Kindern noch leben und zu schützen sind.
Bedeutsam für die Nutzerinteressen ist die vertraglich geregelte Kooperation mit MyHeritage zur Indexierung der Sterbenebenregister. Bedingung für die Kooperation mit MyHeritage war es, dass Digitalisate auf dem Server von archive.nrw bleiben.
Die Indexierung der Sterbenebenregister von MyHeritage darf aufgrund der Kooperation zunächst für einen Zeitraum von 2 Jahren nur archivintern benutzt werden. Allerdings kann nach dem Vertrag die Kopie des erstellten Index nach Ablauf von 2 Jahren auf der Homepage vom archive.nrw veröffentlicht werden!
Insoweit bleibt abzuwarten, wann archive.nrw auf der Homepage diesen Index frei zugänglich machen wird. Dies dürfte m.E. auch davon abhängen, wann der Sperrzeitraum von 2 Jahren endet. Denn die Indexierung der Sterbenebenregister aus dem Regierungsbezirk Münster wurde bekanntlich schon am 27.05.2020 und könnte demnach frei zugänglich gemacht werden. Sofern die 2-Jahres-Frist aber erst dann beginnt, wenn alle Sterbenebenregister indexiert worden sind, dürfte es noch einige Zeit dauern, weil z.B. die Sterbenebenregister aus Dortmund bis auf Einzelfälle noch nicht indexiert wurden.
Nun dürfen wir alle hoffen, dass alsbald die ersten Digitalisate der Geburtsnebenregister und der vollständige Bestand P4 online freigegeben werden wird.
Viele Grüße
Ralf
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